Codici di esenzione FOI nel Regno Unito: come indicarli

I codici di esenzione FOI nel Regno Unito sono, in pratica, i numeri di sezione del Freedom of Information Act 2000 (FOIA), la legge britannica sulla libertà di informazione: la sezione 40 per le informazioni personali, la 43 per gli interessi commerciali e così via. Quando non divulga parte di un documento, la legge impone che la comunicazione di diniego indichi l’esenzione e spieghi perché si applica. L’ICO, l’autorità britannica per la protezione dei dati, chiede inoltre di mostrare, se possibile, quale esenzione copre ogni sezione rimossa. Questa guida è per il personale delle autorità pubbliche britanniche: la legge, la buona prassi e come riportarle sulla pagina e nel fascicolo. Le basi di ogni motivazione sono in motivare gli oscuramenti. Le fonti sono britanniche (Regno Unito) e in inglese.

I codici di esenzione FOI nel Regno Unito sono sezioni del FOIA 2000

Le esenzioni sono nella Part II del Freedom of Information Act 2000, sezioni da 21 a 44. Ognuna è una sezione con un proprio titolo, ad esempio:

s. 40 informazioni personali (personal information)
s. 41 informazioni fornite in via riservata (information provided in confidence)
s. 42 segreto professionale forense (legal professional privilege)
s. 43 interessi commerciali (commercial interests)

Il «codice» su un oscuramento è quel numero di sezione. Alcune esenzioni sono assolute; altre sono qualificate e richiedono un bilanciamento con l’interesse pubblico. Citi la sezione su cui si fonda l’oscuramento, con la numerazione della legge.

Cosa deve dire la comunicazione di diniego (s. 17)

Non divulgare parte di un documento significa respingere la richiesta per quella parte. Secondo la sezione 17(1), un’autorità pubblica che invoca un’esenzione deve inviare al richiedente una comunicazione che:

dichiari questo fatto,
indichi l’esenzione in questione e
spieghi perché l’esenzione si applica, se ciò non è altrimenti evidente.

Per un’esenzione qualificata, la sezione 17(3) aggiunge le ragioni per cui l’interesse pubblico a mantenere l’esenzione prevale su quello alla divulgazione. La guida dell’ICO sulla comunicazione di diniego (refusal notice) chiede anche di illustrare l’eventuale procedura di riesame interno e il diritto del richiedente di presentare reclamo all’ICO.

Mostrare quale esenzione copre ogni oscuramento

La legge chiede l’esenzione nella comunicazione. Indicarla su ogni oscuramento è buona prassi, descritta dall’ICO nella stessa guida: indicare quanto testo è stato oscurato e da dove e, se possibile, quali sezioni sono state rimosse con quale esenzione.

Un’etichetta sull’oscuramento fa esattamente questo. Il richiedente vede cosa non è stato divulgato, dove e in base a quale sezione, senza dover leggere la comunicazione accanto al documento.

Oscurare una copia, annotare il motivo

Il redaction toolkit dei National Archives britannici aggiunge due abitudini, anch’esse buona prassi:

Oscurare sempre una copia, mai il documento originale. L’originale conserva il testo completo; la copia è ciò che divulga.
Registrare le decisioni. Annoti con precisione cosa è stato rimosso: non serve descriverne il contenuto, ma il punto, come «paragrafo 2 di pagina 4». Annoti anche il motivo: se si applicano una o più esenzioni FOI, vanno indicate tutte, con le ragioni specifiche di ciascun caso.

L’ICO ne aggiunge una terza: conservare sia la versione oscurata sia quella integrale, così da sapere cosa è stato divulgato se il richiedente presenta reclamo.

Scozia: FOISA 2002

Le autorità pubbliche scozzesi applicano il Freedom of Information (Scotland) Act 2002. Le sue esenzioni sono nella Part 2, sezioni da 25 a 41, con le informazioni personali alla sezione 38. Anche la sua comunicazione di diniego, secondo la sezione 16(1), deve indicare l’esenzione in questione e spiegare, se non altrimenti evidente, perché si applica. Citi i numeri di sezione del FOISA, non quelli del FOIA.

Le esenzioni sull’oscuramento, il registro nel fascicolo

In Dress Docs ogni oscuramento può riportare la sua motivazione, stampata sull’oscuramento stesso: una formulazione sua o una voce da un insieme di esenzioni per le richieste di accesso alle informazioni. Verifichi ogni etichetta rispetto alla legge; se l’esenzione si applica nel caso concreto è una sua decisione. L’etichetta fa parte della stessa immagine piatta dell’oscuramento, e nulla al di sotto resta leggibile.

Il registro degli oscuramenti annota cosa ha rimosso, dove e perché: oscuramenti, motivazioni, pagine e data, senza alcun contenuto del documento. Lo salva tra i suoi file, per il fascicolo. Di più nel registro degli oscuramenti. L’originale resta sul suo dispositivo, accanto alla copia pulita che esporta. La legge tedesca affronta la stessa questione a modo suo: oscuramenti e motivazioni secondo l’IFG tedesca.

Etichette di esenzione e registro sono inclusi in Pro, Team e Organizzazione (vedi i prezzi). Per la verifica di protezione dei dati e IT: legga il dossier di conformità.

Questo articolo non costituisce consulenza legale. Se un’esenzione si applica nel caso concreto lo decide la sua autorità.