Exenciones FOI en el Reino Unido: cómo indicarlas al ocultar
Las exenciones FOI del Reino Unido son, en la práctica, los números de artículo de la ley británica de libertad de información, la Freedom of Information Act 2000 (FOIA): el artículo 40 para la información personal, el 43 para los intereses comerciales, etc. Cuando una autoridad retiene parte de un documento, la ley le exige que la notificación de denegación nombre la exención y explique por qué se aplica. La autoridad británica de protección de datos, la ICO, pide además que, cuando sea posible, se indique qué exención cubre cada parte retirada. Esta guía es para el personal de organismos públicos británicos: la ley, la buena práctica y cómo trasladar ambas a la página y al expediente. Lo básico sobre cualquier motivo de ocultación está en el motivo de cada dato ocultado en un documento. Las fuentes son británicas y están en inglés.
Exenciones FOI en el Reino Unido: artículos de la FOIA 2000
Las exenciones están en la parte II de la Freedom of Information Act 2000, artículos 21 a 44. Cada una es un artículo con su propio título, por ejemplo:
- art. 40, información personal
- art. 41, información facilitada con carácter confidencial
- art. 42, secreto profesional del abogado
- art. 43, intereses comerciales
El «código» de una ocultación es ese número de artículo. Algunas exenciones son absolutas; otras están sujetas a una ponderación del interés público. Cite el artículo en que se apoya la ocultación, tal como lo numera la ley.
Qué debe decir la notificación de denegación (art. 17)
Retener parte de un documento es denegar esa parte. Según el artículo 17, apartado 1, la autoridad que invoca una exención debe entregar al solicitante una notificación que:
- indique ese hecho,
- especifique la exención de que se trate, y
- explique, si no resulta evidente, por qué se aplica.
Para una exención sujeta a ponderación, el artículo 17, apartado 3, añade los motivos por los que el interés público en mantenerla prevalece sobre el interés público en divulgar. La guía de la ICO sobre la notificación de denegación pide además explicar el procedimiento de revisión interna y el derecho del solicitante a reclamar ante la ICO.
Indicar qué exención cubre cada ocultación
La ley exige la exención en la notificación. Marcarla en cada ocultación es buena práctica, y la recoge la ICO en esa misma guía: indique cuánto texto ha ocultado y de dónde y, si es posible, qué partes retiró con qué exención.
Una etiqueta en el recuadro hace exactamente eso. El solicitante ve qué se retuvo, dónde y con qué artículo, sin tener que leer la notificación junto al documento.
Oculte sobre una copia y anote el motivo
El manual de ocultación de los Archivos Nacionales británicos suma dos hábitos, también de buena práctica:
- Oculte siempre sobre una copia, nunca sobre el documento original. El original conserva su texto completo; la copia es lo que se entrega.
- Deje constancia de sus decisiones. Anote con precisión qué se retiró, sin necesidad de describir el contenido pero indicando el lugar, como «párrafo 2 de la página 4». Anote también el motivo: si se aplican una o varias exenciones FOI, deben anotarse todas, con los motivos concretos de cada caso.
La ICO añade un tercero: conservar una copia de la versión ocultada y de la versión completa, para saber qué se entregó si el solicitante reclama.
Escocia: FOISA 2002
Los organismos públicos escoceses aplican la Freedom of Information (Scotland) Act 2002. Sus exenciones están en la parte 2, artículos 25 a 41, con la información personal en el artículo 38. Su notificación de denegación, según el artículo 16, apartado 1, también debe especificar la exención y explicar, si no resulta evidente, por qué se aplica. Cite los artículos de la FOISA, no los de la FOIA.
La exención en el recuadro, el registro en el expediente
En Dress Docs, cada ocultación puede llevar su motivo, impreso sobre el propio recuadro: su propia redacción o una entrada de un conjunto de excepciones para solicitudes de acceso a la información. Contraste cada etiqueta con la ley; si la exención se aplica en el caso concreto lo decide usted. La etiqueta forma parte de la misma imagen plana que el recuadro, y nada de lo que hay debajo queda legible.
El registro de ocultaciones recoge qué ocultó, dónde y por qué: ocultaciones, motivos, páginas y fecha, sin contenido del documento. Usted lo guarda en sus propios archivos, para el expediente. Más en el registro de datos ocultados. Su original se queda en su dispositivo, junto a la copia limpia que exporta. La ley alemana resuelve lo mismo a su manera: ley alemana de acceso a la información.
El motivo en cada ocultación y el registro están en Pro, Equipo y Organización (ver precios). Para su revisión de protección de datos y seguridad informática: leer el dosier de cumplimiento.
Este artículo no es asesoramiento jurídico. Si una exención se aplica en un caso concreto lo decide su autoridad.