Wyłączenia FOI w Wielkiej Brytanii: oznaczanie zaczernień
Wyłączenia FOI w Wielkiej Brytanii oznacza się w praktyce numerami paragrafów (sections) ustawy Freedom of Information Act 2000 (FOIA), brytyjskiej ustawy o wolności informacji: section 40 dla informacji osobowych, section 43 dla interesów handlowych i tak dalej. Gdy organ wstrzymuje część dokumentu, ustawa wymaga, by zawiadomienie o odmowie wskazywało wyłączenie i wyjaśniało, dlaczego ma ono zastosowanie. Brytyjski organ nadzorczy ICO zaleca ponadto, by w miarę możliwości pokazać, które wyłączenie obejmuje każdy usunięty fragment. Ten poradnik jest przeznaczony dla urzędników w Wielkiej Brytanii: przepisy, dobra praktyka i sposób przeniesienia obu na stronę oraz do akt sprawy. Podstawy dotyczące każdego uzasadnienia opisuje artykuł uzasadnienie zaczernień w dokumencie.
Wyłączenia FOI w Wielkiej Brytanii to paragrafy ustawy FOIA 2000
Wyłączenia zawiera część II Freedom of Information Act 2000 (Wielka Brytania), sections 21–44. Każde z nich to osobny paragraf z własnym tytułem, na przykład:
- s. 40 Personal information (informacje osobowe)
- s. 41 Information provided in confidence (informacje powierzone w zaufaniu)
- s. 42 Legal professional privilege (tajemnica zawodowa prawnika)
- s. 43 Commercial interests (interesy handlowe)
„Kod” na zaczernieniu to właśnie numer paragrafu. Część wyłączeń ma charakter bezwzględny; pozostałe są względne i wymagają testu interesu publicznego. Należy powołać paragraf, na którym opiera się zaczernienie, w numeracji ustawy.
Co musi zawierać zawiadomienie o odmowie (s. 17)
Wstrzymanie części dokumentu jest odmową co do tej części. Zgodnie z section 17(1) (Wielka Brytania) organ publiczny, który powołuje się na wyłączenie, musi doręczyć wnioskodawcy zawiadomienie, które:
- stwierdza ten fakt,
- wskazuje dane wyłączenie oraz
- wyjaśnia (jeśli nie wynika to w inny sposób), dlaczego wyłączenie ma zastosowanie.
Przy wyłączeniu względnym section 17(3) dodaje powody, dla których interes publiczny w utrzymaniu wyłączenia przeważa nad interesem publicznym w ujawnieniu. Wytyczne ICO dotyczące zawiadomienia o odmowie (refusal notice, Wielka Brytania) zalecają też opisanie procedury wewnętrznej kontroli oraz prawa wnioskodawcy do złożenia skargi do ICO.
Które wyłączenie obejmuje które zaczernienie
Ustawa wymaga wskazania wyłączenia w zawiadomieniu. Oznaczenie go przy każdym zaczernieniu to dobra praktyka, którą ICO opisuje w tych samych wytycznych: należy wskazać, ile tekstu zaczerniono i skąd, a w miarę możliwości również, które fragmenty usunięto na podstawie którego wyłączenia.
Oznaczenie na zaczernieniu robi dokładnie to. Wnioskodawca widzi, co wstrzymano, gdzie i na podstawie którego paragrafu, bez czytania zawiadomienia równolegle z dokumentem.
Zaczerniać kopię, zapisywać powód
Redaction toolkit brytyjskiego Archiwum Narodowego dodaje dwa nawyki, również jako dobrą praktykę:
- Zawsze zaczerniać kopię, nigdy oryginał. Oryginał zachowuje pełny tekst; udostępnia się kopię.
- Zapisywać decyzje. Należy dokładnie odnotować, co usunięto; zapis „nie musi opisywać treści”, ale wskazuje miejsce, na przykład „akapit 2 na stronie 4”. Należy też zapisać powód: jeśli ma zastosowanie jedno lub więcej wyłączeń FOI, wszystkie powinny zostać odnotowane wraz z powodami właściwymi dla danego przypadku.
ICO dodaje trzeci nawyk: zachować kopię wersji zaczernionej i niezaczernionej, aby w razie skargi wnioskodawcy wiedzieć, co udostępniono.
Szkocja: FOISA 2002
Szkockie organy publiczne stosują Freedom of Information (Scotland) Act 2002 (Szkocja). Wyłączenia zawiera część 2, sections 25–41, a informacje osobowe section 38. Zawiadomienie o odmowie na podstawie section 16(1) również musi wskazywać dane wyłączenie i wyjaśniać, jeśli nie wynika to w inny sposób, dlaczego ma ono zastosowanie. Należy powoływać numery paragrafów FOISA, a nie FOIA.
Oznaczenia wyłączeń na zaczernieniu, rejestr do akt
W Dress Docs każde zaczernienie może mieć swoje uzasadnienie, nadrukowane na nim samym: własne sformułowanie albo pozycję z zestawu podstaw wyłączenia jawności dla wniosków o dostęp do informacji. Każde oznaczenie należy sprawdzić z ustawą; o tym, czy wyłączenie ma zastosowanie w danej sprawie, decydują Państwo. Oznaczenie jest częścią tego samego płaskiego obrazu co zaczernienie i nic pod nim nie pozostaje czytelne.
Rejestr zaczernień zapisuje, co usunięto, gdzie i dlaczego: zaczernienia, powody, strony i datę, bez żadnej treści dokumentu. Zapisuje się go we własnych plikach, do akt sprawy. Więcej w artykule rejestr zaczernień. Oryginał pozostaje na Państwa urządzeniu, obok wyeksportowanej czystej kopii. Prawo niemieckie rozwiązuje to samo zagadnienie po swojemu: niemiecka ustawa o dostępie do informacji IFG.
Oznaczenia wyłączeń i rejestr są dostępne w planach Pro, Zespół i Organizacja (zobacz cennik). Na potrzeby oceny przez inspektora ochrony danych i dział IT: przeczytaj pakiet zgodności.
Ten artykuł nie stanowi porady prawnej. O tym, czy wyłączenie ma zastosowanie w danej sprawie, decyduje Państwa organ.