FOI-uitzonderingen Verenigd Koninkrijk: per zwartlakking
De FOI-uitzonderingen in het Verenigd Koninkrijk zijn in de praktijk de sectienummers van de Britse Freedom of Information Act 2000: sectie 40 voor persoonsgegevens, sectie 43 voor commerciële belangen, enzovoort. Houdt u een deel van een document achter, dan moet uw weigering volgens de wet de uitzonderingsgrond noemen en zeggen waarom die geldt. De Britse toezichthouder ICO vraagt u bovendien om waar mogelijk te tonen welke uitzondering bij elke verwijderde passage hoort. Deze gids is voor Britse ambtenaren: de wet, de goede praktijk en hoe u beide op de pagina en in het dossier zet. De basis voor elke reden voor zwartlakken staat in de reden voor het zwartlakken vermelden.
FOI-uitzonderingen in het Verenigd Koninkrijk zijn secties van de FOIA 2000
De uitzonderingen staan in Part II van de Freedom of Information Act 2000 (Engelstalig), secties 21 tot 44. Elke uitzondering is een sectie met een eigen titel, bijvoorbeeld:
- s. 40 Personal information (persoonsgegevens)
- s. 41 Information provided in confidence (in vertrouwen verstrekte informatie)
- s. 42 Legal professional privilege (verschoningsrecht van advocaten)
- s. 43 Commercial interests (commerciële belangen)
De “code” op een zwartlakking is dat sectienummer. Sommige uitzonderingen zijn absoluut; andere zijn gekwalificeerd en vragen een afweging van het publieke belang. Vermeld de sectie waarop de zwartlakking berust, zoals de wet haar nummert.
Wat een weigering moet vermelden (s. 17)
Een deel van een document achterhouden is voor dat deel een weigering. Volgens sectie 17(1) (Engelstalig) moet een overheidsinstantie die zich op een uitzondering beroept de verzoeker een kennisgeving sturen die:
- dat feit vermeldt,
- de betreffende uitzondering noemt, en
- vermeldt (als dat niet al duidelijk is) waarom de uitzondering van toepassing is.
Bij een gekwalificeerde uitzondering komen daar volgens sectie 17(3) de redenen bij waarom het publieke belang bij handhaving van de uitzondering zwaarder weegt dan het publieke belang bij openbaarmaking. De richtlijn van de ICO over de refusal notice (Engelstalig) vraagt u ook om een eventuele interne heroverweging uit te leggen, en het recht van de verzoeker om bij de ICO te klagen.
Toon welke uitzondering bij elke zwartlakking hoort
De wet vraagt de uitzondering in de kennisgeving. Haar op elke zwartlakking zetten is goede praktijk, door de ICO in dezelfde richtlijn beschreven: geef aan hoeveel tekst u hebt zwartgelakt en waar, en geef zo mogelijk aan welke passages u met welke uitzondering hebt verwijderd.
Een label op de zwartlakking doet precies dat. De verzoeker ziet wat er is achtergehouden, waar en onder welke sectie, zonder de kennisgeving naast het document te hoeven lezen.
Lak een kopie zwart, leg de reden vast
De redaction toolkit van de Britse National Archives (Engelstalig) voegt daar twee gewoonten aan toe, ook goede praktijk:
- Lak altijd een kopie zwart, nooit het originele archiefstuk. Het origineel houdt de volledige tekst; de kopie is wat u openbaar maakt.
- Leg uw beslissingen vast. Noteer precies wat er is verwijderd; dat hoeft de inhoud niet te beschrijven, maar toont de plaats, zoals “alinea 2 op pagina 4”. Noteer ook de reden: gelden er een of meer FOI-uitzonderingen, noteer ze dan allemaal, met de redenen die in elk geval gelden.
De ICO voegt een derde toe: bewaar zowel de zwartgelakte als de ongelakte versie, zodat u weet wat u hebt vrijgegeven als de verzoeker klaagt.
Schotland: FOISA 2002
Schotse overheidsinstanties werken onder de Freedom of Information (Scotland) Act 2002 (Engelstalig). De uitzonderingen staan in Part 2, secties 25 tot 41, met persoonsgegevens in sectie 38. Ook daar moet de weigering volgens sectie 16(1) de betreffende uitzondering noemen en, als dat niet al duidelijk is, vermelden waarom die geldt. Vermeld de sectienummers van FOISA, niet die van FOIA.
De uitzonderingsgrond op elke zwartlakking, een logboek voor het dossier
In Dress Docs kan elke zwartlakking haar reden dragen, gedrukt op de zwartlakking zelf: uw eigen formulering, of een grond uit een set uitzonderingsgronden voor verzoeken om informatie. Toets elk label aan de wet; of de uitzondering in het concrete geval opgaat, is uw beslissing. Het label maakt deel uit van dezelfde platte afbeelding als de zwartlakking, en niets eronder blijft leesbaar.
Het laklogboek legt vast wat u hebt verwijderd, waar en waarom: zwartlakkingen, redenen, pagina’s en datum, zonder inhoud uit het document. U slaat het op in uw eigen bestanden, voor het dossier. Meer in het logboek van zwartlakkingen. Uw origineel blijft op uw apparaat, naast de schone kopie die u exporteert. Het Duitse recht regelt dezelfde vraag op zijn eigen manier: zwartlakken onder de Duitse IFG.
Redenen op zwartlakkingen en het laklogboek zitten in Pro, Team en Organisatie (prijzen bekijken). Voor uw beoordeling op gegevensbescherming en IT: lees het compliancepakket.
Dit artikel is geen juridisch advies. Of een uitzondering in een concreet geval geldt, beslist uw instantie.