Copia del DNI de un candidato y protección de datos
Contratar genera papeles: currículos, títulos, referencias y, tarde o temprano, alguien pide una copia del DNI del candidato. Antes de guardar la copia del DNI de un candidato a un trabajo, la protección de datos plantea una pregunta: ¿la necesita esta fase? La mayoría no. Recursos humanos puede recoger solo lo que exige la fase en la que está, ver el documento en lugar de copiarlo y no conservar más de lo necesario. Así funciona a lo largo de un proceso de selección.
Recoja lo que exige cada fase
La regla de minimización del RGPD dice que los datos personales deben ser «adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario» para la finalidad (art. 5.1.c). En una selección, la finalidad cambia a medida que avanza el proceso:
- La candidatura: el currículo y lo que acredita que la persona puede hacer el trabajo. Ni DNI ni datos bancarios.
- Entrevistas y preselección: quizá títulos o referencias.
- La oferta y la incorporación: lo que necesitan el contrato y la nómina.
Pida en cada fase solo lo que esa fase necesita. Un documento que pide al principio se queda en sus archivos por cada candidato que no se contrata.
El RGPD permite además que cada Estado fije normas más específicas para el ámbito laboral (art. 88). Compruebe las normas del país donde contrata; este artículo se limita al RGPD.
Copia del DNI del candidato y protección de datos: véalo y anótelo
Para confirmar quién es alguien, normalmente basta con ver su documento de identidad. Véalo en persona o por videollamada y anote que lo comprobó, cuándo y quién lo hizo.
Esa nota suele ser todo el registro que necesita. La autoridad de protección de datos de Renania del Norte-Westfalia (Alemania), en su guía para empresas que comprueban documentos de identidad, indica que, si hace falta dejar constancia, basta con anotar que el documento se presentó, y que una copia hecha para identificar debe destruirse en cuanto termina la comprobación (LDI NRW, en alemán). El mismo razonamiento, para clientes: ¿debe guardar una copia del DNI de sus clientes?
Cuándo se exige una copia completa
Algunas comprobaciones son la excepción. En el Reino Unido, la comprobación del derecho a trabajar es del propio empleador, con sus propias reglas sobre copias (gov.uk, en inglés); ahí no sirve una copia con datos tapados. Qué comprobaciones exigen una copia completa, y por qué: cuándo se exige una copia completa.
Pida a los candidatos copias con datos ocultos
Si necesita un documento, pida los datos que necesita y nada más, con una marca para usted y la finalidad. El kit de solicitud incluye un mensaje listo para enviar, en ocho idiomas. Indica a los candidatos una herramienta gratuita que tapa el resto en su propio dispositivo, sin subir el documento.
Borre a tiempo
El RGPD también limita cuánto tiempo se conservan los datos: no más de lo que exige la finalidad (art. 5.1.e). Fije una fecha de borrado para cada tipo de documento al recogerlo, tanto para los candidatos no contratados como para los contratados. Lo que ya no guarda no puede filtrarse.
La versión de esta pregunta para arrendadores está en copia del DNI del inquilino y protección de datos. ¿Quiere pedir menos? Vea el kit de solicitud.