Lista de comprobación para ocultar datos en documentos
Esta lista de comprobación para ocultar datos en documentos reúne en siete pasos lo que recomiendan las autoridades de protección de datos y los archiveros. Puede repasarla antes de cada envío. Está pensada para quien hace la ocultación, a menudo un asistente jurídico o un funcionario con un plazo encima. Algunos pasos dependen de su criterio, y ninguna herramienta puede asumirlos por usted. Otros los hace Dress Docs en cada exportación. Cada paso indica cuál es cuál y de dónde viene el consejo.
La lista de comprobación para ocultar datos, de un vistazo
- Trabaje sobre una copia y conserve el original.
- Decida qué se va: solo lo que el destinatario necesita.
- Tape con recuadros sólidos; nunca resalte ni desenfoque.
- Elimine lo que no se ve: metadatos y capas ocultas.
- Aplane la exportación.
- Compruebe el archivo antes de enviarlo.
- Anote qué quitó y por qué.
Trabaje sobre una copia y conserve el original
Los Archivos Nacionales británicos lo dicen sin rodeos: la ocultación se hace siempre sobre una copia del original, en papel o en formato electrónico, nunca sobre el propio documento (guía de ocultación). La autoridad de protección de datos del estado alemán de Baja Sajonia da el mismo consejo (LfD Niedersachsen).
Dress Docs lo hace. Nunca modifica el archivo que abre. Cada exportación es un archivo nuevo, y su original se queda en su dispositivo tal como estaba.
Decida qué se va: solo lo que el destinatario necesita
Según el RGPD, los datos personales deben limitarse a lo necesario para la finalidad (art. 5.1.c). Pregúntese qué necesita el destinatario del documento y oculte el resto.
La guía de los Archivos Nacionales añade dos advertencias. No quite un párrafo entero si solo sobran una o dos palabras. Y lea lo que rodea cada ocultación: una frase anterior puede delatar lo que quitó.
Esto lo decide usted. Dress Docs no decide qué es sensible.
Tape con recuadros sólidos; nunca resalte ni desenfoque
Un papel tachado con rotulador se puede leer a contraluz o subiendo el contraste, advierte el comisionado de protección de datos del estado alemán de Sajonia (Sächsischer Datenschutzbeauftragter). En las imágenes, advierte de que el desenfoque se puede reconstruir con inteligencia artificial y recomienda en su lugar un recuadro negro sobre el dato. El pixelado falla igual, porque conserva parte del original (por qué un recuadro negro no basta). En un PDF, el recuadro por sí solo no basta: la autoridad de Baja Sajonia advierte de que tapar texto con un recuadro negro no lo elimina, y de que esto también vale para los documentos PDF (LfD Niedersachsen). Un recuadro sólido es solo la mitad del trabajo; la exportación tiene que eliminar lo que hay debajo.
Dress Docs lo hace. Los recuadros son sólidos, negros por defecto, y no hay desenfoque ni pixelado. Al exportar, la página se aplana, así que el recuadro sustituye lo que tapa (paso 5).
Elimine lo que no se ve: metadatos y capas ocultas
Un archivo lleva más de lo que muestran sus páginas. El autor, las fechas y el programa que lo creó están en sus metadatos. El control de cambios, los comentarios y las capas ocultas pueden guardar texto que usted quitó de la vista. La guía de la ICO británica sobre divulgar documentos de forma segura repasa esos lugares ocultos. La autoridad de Baja Sajonia pide eliminar los datos, no solo taparlos.
Dress Docs lo hace. El autor, el título, el programa de origen, las fechas y la huella del PDF se eliminan en cada exportación. Qué se esconde en un archivo y cómo verlo: los metadatos que se olvidan.
Aplane la exportación
Un recuadro negro dibujado sobre texto vivo es una pegatina: el texto sigue debajo (por qué un recuadro negro no basta). Los Archivos Nacionales británicos recomiendan pasar el PDF ya tapado por un formato de imagen simple, para que no sobreviva nada oculto.
Dress Docs lo hace. Cada página exportada es una sola imagen plana con sus ocultaciones incluidas. La exportación no tiene capa de texto, anotaciones, campos de formulario ni capas.
Compruebe el archivo antes de enviarlo
El comisionado de Sajonia aconseja una comprobación final: asegúrese de que no se transparenta nada y de que ningún cambio se puede deshacer.
Dress Docs le muestra el resultado del archivo que acaba de crear: sin capa de texto y con los metadatos vacíos. Después, compruébelo a su manera.
Anote qué quitó y por qué
La guía de los Archivos Nacionales pide un registro de cada ocultación: qué documento, qué parte se retuvo y el motivo, con todas las excepciones aplicables. El registro identifica la parte, por ejemplo «párrafo 2 de la página 4», y no necesita describir su contenido.
Dress Docs puede hacerlo con Pro. Cada ocultación puede llevar su motivo, impreso sobre ella, y el registro de ocultaciones recoge ocultaciones, motivos, páginas y fecha, sin nada del documento. Cómo redactar un motivo: el motivo de cada dato ocultado.
Siete pasos: Dress Docs se encarga de cuatro, le muestra la comprobación y, con Pro, guarda el registro. Abra Dress Docs o vea todas las funciones en la página de funciones.