Checklist zwartlakken: 7 stappen vóór elke verzending

Deze checklist voor het zwartlakken brengt wat toezichthouders op gegevensbescherming en archivarissen aanraden terug tot zeven stappen die u vóór elke verzending kunt doorlopen. Hij is geschreven voor wie het zwartlakken doet, vaak een juridisch medewerker of een ambtenaar met een deadline. Sommige stappen vragen uw oordeel, en geen enkel hulpmiddel neemt die van u over. Andere doet Dress Docs bij elke export. Bij elke stap staat welke van de twee het is, en waar het advies vandaan komt.

De checklist zwartlakken in één oogopslag

1. Werk op een kopie, bewaar het origineel.
2. Bepaal wat weg moet: alleen wat de ontvanger nodig heeft.
3. Lak zwart met effen zwartlakkingen, nooit met markeren of vervagen.
4. Verwijder wat u niet ziet: metadata en verborgen lagen.
5. Vlak de export af.
6. Controleer het bestand voordat u het verstuurt.
7. Leg vast wat u hebt verwijderd en waarom.

Werk op een kopie, bewaar het origineel

Het Britse Nationaal Archief (The National Archives) zegt het onomwonden: “Lak altijd zwart op een kopie van het oorspronkelijke stuk, op papier of digitaal, nooit op het stuk zelf” (redaction toolkit, Engelstalig). De Duitse toezichthouder in Nedersaksen geeft hetzelfde advies (LfD Niedersachsen, Duitstalig).

Dress Docs doet dit. Het wijzigt nooit het bestand dat u opent. Elke export is een nieuw bestand, en uw origineel blijft ongewijzigd op uw apparaat.

Bepaal wat weg moet: alleen wat de ontvanger nodig heeft

Volgens de AVG (GDPR) moeten persoonsgegevens beperkt blijven tot wat noodzakelijk is voor het doel (art. 5, lid 1, onder c). Vraag u af wat de ontvanger uit het document nodig heeft, en lak de rest zwart.

Twee waarschuwingen uit de toolkit van het Britse Nationaal Archief. Haal geen hele alinea weg als er maar een woord of twee weg moeten. En lees rond elke zwartlakking: een eerdere zin kan verraden wat u hebt verwijderd.

Dit is uw beslissing. Dress Docs bepaalt niet wat gevoelig is.

Lak zwart met effen zwartlakkingen, nooit met markeren of vervagen

Papier dat met een pen is zwartgemaakt, is tegen een lamp of met meer contrast te lezen, waarschuwt de Duitse toezichthouder in Saksen (Sächsischer Datenschutzbeauftragter, Duitstalig). Bij afbeeldingen waarschuwt hij dat vervaging met AI te reconstrueren is, en raadt hij een zwarte balk over de gegevens aan. Pixeleren faalt op dezelfde manier, omdat het een deel van het origineel bewaart (waarom een zwarte balk niet genoeg is). In een PDF is een balk alleen niet genoeg: de toezichthouder in Nedersaksen waarschuwt dat tekst afdekken met een zwarte balk die tekst niet verwijdert, en dat dit ook voor PDF-documenten geldt (LfD Niedersachsen, Duitstalig). Een effen zwartlakking is maar het halve werk; de export moet weghalen wat eronder ligt.

Dress Docs doet dit. Zwartlakkingen zijn effen, standaard zwart, en er is geen vervaging of pixelering. Bij het exporteren wordt de pagina afgevlakt, zodat de zwartlakking vervangt wat ze afdekt (stap 5).

Verwijder wat u niet ziet: metadata en verborgen lagen

Een bestand bevat meer dan de pagina’s laten zien. Auteur, datums en de software waarmee het is gemaakt staan in de metadata. Bijgehouden wijzigingen, opmerkingen en verborgen lagen kunnen tekst bevatten die u uit beeld hebt gehaald. De richtlijn van de Britse toezichthouder ICO over documenten veilig openbaar maken (Engelstalig) behandelt deze verborgen plekken. De toezichthouder in Nedersaksen vraagt u de gegevens te verwijderen, niet alleen te verbergen.

Dress Docs doet dit. Auteur, titel, producent, datums en de vingerafdruk van de PDF worden uit elke export verwijderd. Wat er in een bestand verborgen zit, en hoe u het ziet: metadata verwijderen uit een PDF.

Vlak de export af

Een zwarte balk boven op selecteerbare tekst is een sticker: de tekst ligt er nog onder (waarom een zwarte balk niet genoeg is). Het Britse Nationaal Archief raadt aan een zwartgelakte PDF door een eenvoudig afbeeldingsformaat te halen, zodat niets verborgens overblijft.

Dress Docs doet dit. Elke geëxporteerde pagina is één platte afbeelding met uw zwartlakkingen erin. De export heeft geen tekstlaag, annotaties, formuliervelden of lagen.

Controleer het bestand voordat u het verstuurt

De Saksische toezichthouder raadt een laatste controle aan: kijk of er niets doorschemert en of geen enkele wijziging ongedaan te maken is.

Dress Docs toont het resultaat voor het bestand dat u net hebt gemaakt: geen tekstlaag, metadata leeg. Controleer het daarna op uw eigen manier.

Leg vast wat u hebt verwijderd en waarom

De toolkit van het Britse Nationaal Archief vraagt om een overzicht van elke zwartlakking: welk document, welk deel is achtergehouden en de reden, met elke uitzonderingsgrond die van toepassing is. Het overzicht noemt het deel, “bijvoorbeeld ‘alinea 2 van pagina 4’”, en hoeft de inhoud niet te beschrijven.

Dress Docs kan dit met Pro. Elke zwartlakking kan haar reden dragen, op de zwartlakking gedrukt, en het laklogboek legt zwartlakkingen, redenen, pagina’s en datum vast, zonder inhoud uit het document. Hoe u een reden formuleert: redenen voor zwartlakkingen vermelden.

Zeven stappen: Dress Docs neemt er vier voor zijn rekening, toont u de controle en houdt met Pro het overzicht bij. Open Dress Docs, of bekijk alle functies op de pagina met functies.