Lista kontrolna zaczerniania dokumentów: 7 kroków

Ta lista kontrolna zaczerniania dokumentów zbiera zalecenia organów ochrony danych i archiwistów w siedmiu krokach, które można przejść przed każdą wysyłką. Jest przeznaczona dla osoby, która zaczernia dokumenty, często asystenta prawnego lub urzędnika pracującego pod presją terminu. Niektóre kroki wymagają Państwa oceny i żadne narzędzie ich nie przejmie. Inne Dress Docs wykonuje przy każdym eksporcie. Przy każdym kroku podajemy, który jest który i skąd pochodzi zalecenie.

Lista kontrolna zaczerniania dokumentów w skrócie

1. Pracować na kopii, zachować oryginał.
2. Ustalić, co usunąć: zostawić tylko to, czego potrzebuje odbiorca.
3. Zaczerniać jednolitymi zaczernieniami, nigdy zakreślaczem ani rozmyciem.
4. Usunąć to, czego nie widać: metadane i ukryte warstwy.
5. Spłaszczyć eksport.
6. Sprawdzić plik przed wysłaniem.
7. Zapisać, co usunięto i dlaczego.

Pracować na kopii, zachować oryginał

Brytyjskie Archiwum Narodowe ujmuje to wprost: zaczerniać należy zawsze na kopii oryginalnego dokumentu, papierowego lub elektronicznego, nigdy na samym dokumencie (redaction toolkit, The National Archives). To samo zaleca organ ochrony danych Dolnej Saksonii (Niemcy) (LfD Niedersachsen).

Dress Docs to robi. Nigdy nie zmienia otwartego pliku. Każdy eksport jest nowym plikiem, a oryginał pozostaje na urządzeniu bez zmian.

Ustalić, co usunąć: tylko to, czego potrzebuje odbiorca

Zgodnie z RODO dane osobowe muszą być ograniczone do tego, co niezbędne do celu (art. 5 ust. 1 lit. c). Należy zapytać, czego odbiorca potrzebuje z dokumentu, i zaczernić resztę.

Dwie przestrogi z poradnika Archiwum Narodowego. Nie usuwać całego akapitu, gdy wystarczy usunąć jedno lub dwa słowa. I czytać tekst wokół każdego zaczernienia: wcześniejsze zdanie może zdradzić, co usunięto.

To Państwa decyzja. Dress Docs nie rozstrzyga, co jest poufne.

Zaczerniać jednolicie, nigdy zakreślaczem ani rozmyciem

Papier zaczerniony flamastrem można odczytać pod lampą lub po zwiększeniu kontrastu, ostrzega saksoński inspektor ochrony danych (Niemcy) (Sächsischer Datenschutzbeauftragter). W przypadku obrazów ostrzega, że rozmycie da się odtworzyć, także przy użyciu AI, i zaleca zamiast niego czarny pasek. Pikselizacja zawodzi w ten sam sposób, bo zachowuje część oryginału (dlaczego czarny prostokąt nie wystarczy). W pliku PDF sam pasek nie wystarczy: organ Dolnej Saksonii ostrzega, że zakrycie tekstu czarnym prostokątem go nie usuwa i że dotyczy to także dokumentów PDF (LfD Niedersachsen). Jednolite zaczernienie to tylko połowa pracy; eksport musi usunąć to, co jest pod nim.

Dress Docs to robi. Zaczernienia są jednolite, domyślnie czarne, bez rozmycia i pikselizacji. Przy eksporcie strona zostaje spłaszczona, więc zaczernienie zastępuje to, co zakrywa (krok 5).

Usunąć to, czego nie widać: metadane i ukryte warstwy

Plik zawiera więcej, niż pokazują jego strony. Autor, daty i program, w którym powstał, zapisane są w metadanych. Śledzone zmiany, komentarze i ukryte warstwy mogą zawierać tekst usunięty z widoku. Te ukryte miejsca omawiają wytyczne brytyjskiego ICO dotyczące bezpiecznego udostępniania dokumentów. Organ Dolnej Saksonii wymaga, by dane usunąć, a nie tylko ukryć.

Dress Docs to robi. Autor, tytuł, program, daty i identyfikator pliku PDF są usuwane z każdego eksportu. Co kryje się w pliku i jak to zobaczyć: metadane, o których łatwo zapomnieć.

Spłaszczyć eksport

Czarny prostokąt narysowany na żywym tekście to naklejka: tekst nadal jest pod spodem (dlaczego czarny prostokąt nie wystarczy). Archiwum Narodowe zaleca przepuszczenie zaczernionego pliku PDF przez prosty format graficzny, aby nic ukrytego nie przetrwało.

Dress Docs to robi. Każda wyeksportowana strona jest jednym płaskim obrazem z zaczernieniami. Eksport nie ma warstwy tekstowej, adnotacji, pól formularza ani warstw.

Sprawdzić plik przed wysłaniem

Saksoński inspektor zaleca kontrolę końcową: upewnić się, że nic nie prześwituje i że żadnej zmiany nie można cofnąć.

Dress Docs pokazuje wynik dla właśnie utworzonego pliku: brak warstwy tekstowej, puste metadane. Następnie warto sprawdzić to po swojemu.

Zapisać, co usunięto i dlaczego

Poradnik Archiwum Narodowego wymaga zapisu każdego zaczernienia: którego dokumentu dotyczy, który fragment wyłączono i z jakiego powodu, wraz z każdą mającą zastosowanie podstawą wyłączenia. Zapis wskazuje fragment, na przykład „akapit 2 na stronie 4”, i nie musi opisywać treści.

Dress Docs może to zrobić w planie Pro. Każde zaczernienie może mieć uzasadnienie, wydrukowane na zaczernieniu, a Rejestr zaczernień zapisuje zaczernienia, uzasadnienia, strony i datę, bez treści dokumentu. Jak sformułować uzasadnienie: uzasadnienie zaczernień w dokumencie.

Siedem kroków: cztery wykonuje Dress Docs, pokazuje wynik kontroli, a w planie Pro prowadzi zapis. Otwórz Dress Docs. Wszystkie funkcje opisuje strona funkcji.