Checklist per oscurare documenti: 7 passi prima dell’invio

Questa checklist per oscurare documenti riunisce in sette passi ciò che autorità per la protezione dei dati e archivisti raccomandano, da seguire prima di ogni invio. È pensata per chi oscura, spesso un collaboratore di studio legale o un funzionario con una scadenza. Alcuni passi richiedono il suo giudizio, e nessuno strumento può svolgerli al posto suo. Altri li svolge Dress Docs a ogni esportazione. Ogni passo indica quale dei due casi è e da dove viene la raccomandazione.

La checklist per oscurare documenti in sintesi

1. Lavorare su una copia, conservare l’originale.
2. Decidere che cosa togliere: solo ciò che serve al destinatario.
3. Oscurare con oscuramenti pieni, mai evidenziare o sfocare.
4. Rimuovere ciò che non si vede: metadati e livelli nascosti.
5. Appiattire l’esportazione.
6. Controllare il file prima di inviarlo.
7. Registrare che cosa si è rimosso e perché.

Lavorare su una copia, conservare l’originale

I National Archives del Regno Unito sono chiari: l’oscuramento va sempre eseguito su una copia del documento originale, cartaceo o elettronico, mai sul documento stesso (redaction toolkit, in inglese). L’autorità per la protezione dei dati della Bassa Sassonia (Germania) dà lo stesso consiglio (LfD Niedersachsen, in tedesco).

Questo lo fa Dress Docs. Non modifica mai il file che apre. Ogni esportazione è un file nuovo, e il suo originale resta sul suo dispositivo così com’era.

Decidere che cosa togliere: solo ciò che serve al destinatario

Secondo il GDPR, i dati personali devono essere limitati a quanto necessario rispetto alle finalità (art. 5, par. 1, lett. c). Si chieda che cosa serve al destinatario del documento e oscuri il resto.

Il toolkit dei National Archives aggiunge due cautele. Non elimini un intero paragrafo quando devono sparire solo una o due parole. E rilegga il contesto di ogni oscuramento: una frase precedente può rivelare ciò che ha rimosso.

Questo lo decide Lei. Dress Docs non stabilisce che cosa sia sensibile.

Oscurare con oscuramenti pieni, mai evidenziare o sfocare

La carta annerita con un pennarello si può leggere controluce o aumentando il contrasto, avverte il garante per la protezione dei dati della Sassonia (Germania) (Sächsischer Datenschutzbeauftragter, in tedesco). Per le immagini, avverte che la sfocatura si può ricostruire, anche con l’intelligenza artificiale, e raccomanda invece una barra nera sopra i dati. La pixelatura fallisce allo stesso modo, perché conserva parte dell’originale (perché un riquadro nero non basta). In un PDF una barra da sola non basta: l’autorità della Bassa Sassonia avverte che coprire un testo con un riquadro nero non lo rimuove, e che questo vale anche per i documenti PDF (LfD Niedersachsen). Un oscuramento pieno è solo metà del lavoro; l’esportazione deve rimuovere ciò che c’è sotto.

Questo lo fa Dress Docs. Gli oscuramenti sono pieni, neri per impostazione predefinita, e non esistono sfocatura né pixelatura. All’esportazione la pagina viene appiattita, quindi l’oscuramento sostituisce ciò che copre (passo 5).

Rimuovere ciò che non si vede: metadati e livelli nascosti

Un file contiene più di quanto mostrano le sue pagine. Autore, date e software di creazione si trovano nei metadati. Revisioni, commenti e livelli nascosti possono contenere testo che Lei ha solo tolto dalla vista. La guida dell’ICO, l’autorità britannica (Regno Unito), sulla divulgazione sicura dei documenti (in inglese) tratta questi punti nascosti. L’autorità della Bassa Sassonia chiede di rimuovere i dati, non solo di nasconderli.

Questo lo fa Dress Docs. Autore, titolo, programma di origine, date e impronta del PDF vengono rimossi da ogni esportazione. Che cosa si nasconde in un file e come vederlo: rimuovere i metadati da un PDF.

Appiattire l’esportazione

Un riquadro nero disegnato sopra un testo attivo è un adesivo: il testo è ancora lì sotto (perché un riquadro nero non basta). I National Archives raccomandano di far passare un PDF oscurato per un semplice formato immagine, così che nulla di nascosto sopravviva.

Questo lo fa Dress Docs. Ogni pagina esportata è un’unica immagine piatta che contiene i suoi oscuramenti. Il file esportato non ha livello di testo, annotazioni, campi modulo né livelli.

Controllare il file prima di inviarlo

Il garante della Sassonia consiglia un controllo finale: verificare che nulla traspaia e che nessuna modifica si possa annullare.

Dress Docs mostra il risultato per il file appena creato: nessun livello di testo, metadati vuoti. Poi lo verifichi a modo suo.

Registrare che cosa si è rimosso e perché

Il toolkit dei National Archives chiede una registrazione di ogni oscuramento: quale documento, quale parte è stata omessa e la motivazione, con ogni esenzione applicabile. La registrazione indica la parte, per esempio il paragrafo 2 di pagina 4, e non deve descriverne il contenuto.

Con Pro, Dress Docs fa anche questo. Ogni oscuramento può riportare la sua motivazione, stampata sull’oscuramento, e il registro degli oscuramenti annota oscuramenti, motivazioni, pagine e data, senza alcun contenuto del documento. Come formulare una motivazione: come motivare gli oscuramenti.

Sette passi: Dress Docs se ne occupa di quattro, le mostra il controllo e, con Pro, tiene la registrazione. Apra Dress Docs oppure veda tutte le funzionalità nella pagina delle funzionalità.