Kopie ID bij de werkgever en de AVG: wat HR mag bewaren

Werving levert papier op: cv’s, diploma’s, referenties, en vroeg of laat vraagt iemand om een kopie van het ID van de kandidaat. Voordat een werkgever een kopie van een ID bewaart, stelt de AVG (GDPR) één vraag: heeft deze stap die nodig? De meeste stappen niet. HR kan verzamelen wat de huidige stap nodig heeft, een identiteitsbewijs bekijken in plaats van het te kopiëren, en niet meer bewaren dan die stap nodig heeft. Zo werkt dat in een wervingsprocedure.

Verzamel wat de huidige stap nodig heeft

Volgens het beginsel van minimale gegevensverwerking moeten persoonsgegevens “toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is” voor het doel (art. 5, lid 1, onder c, AVG). Bij werving verandert het doel naarmate de procedure vordert:

• Solliciteren: een cv en wat laat zien dat iemand het werk kan doen. Geen ID, geen bankgegevens.
• Gesprekken en selectie: misschien diploma’s of referenties.
• Aanbod en indiensttreding: wat het contract en de salarisadministratie nodig hebben.

Vraag bij elke stap alleen wat die stap nodig heeft. Een document waar u aan het begin om vraagt, blijft in uw dossiers liggen voor elke kandidaat die u niet aanneemt.

De AVG laat elk land ook specifiekere regels vaststellen voor de arbeidsrelatie (art. 88, AVG). Ga na welke regels gelden waar u personeel aanneemt; dit artikel blijft bij de AVG.

Kopie ID bij de werkgever onder de AVG: bekijken, noteren

Om te bevestigen wie iemand is, hoeft u het identiteitsbewijs meestal alleen te zien. Bekijk het persoonlijk of in een videogesprek, en noteer dan dat het is gecontroleerd, wanneer en door wie.

Die notitie is vaak het enige wat u hoeft vast te leggen. De toezichthouder voor gegevensbescherming van Noordrijn-Westfalen, in Duitsland, schrijft over bedrijven die identiteitskaarten controleren dat, waar iets moet worden vastgelegd, een notitie dat het ID is getoond volstaat, en dat een kopie voor identificatie moet worden vernietigd zodra de controle is gedaan (LDI NRW, Duitstalig). Dezelfde redenering voor klanten: moet u een kopie van het identiteitsbewijs van een klant bewaren?

Wanneer een volledige kopie verplicht is

Sommige controles zijn een uitzondering. In het Verenigd Koninkrijk is de right-to-work-controle de eigen controle van de werkgever, met eigen regels voor kopieën (gov.uk, Engelstalig); daar volstaat een zwartgelakte kopie niet. Welke controles een volledige kopie vereisen, en waarom: wanneer een volledige kopie van een identiteitsbewijs verplicht is.

Vraag kandidaten om zwartgelakte kopieën

Hebt u wel een document nodig, vraag dan om de gegevens die u nodig hebt en niets anders, gemarkeerd voor u en het doel. De aanvraagkit bevat een kant-en-klaar bericht om te versturen, in acht talen. Het bericht verwijst kandidaten naar een gratis tool die de rest op hun eigen apparaat zwartlakt, zonder het document te uploaden.

Verwijder op tijd

De AVG beperkt ook hoe lang u gegevens bewaart: niet langer dan het doel vereist (art. 5, lid 1, onder e, AVG). Leg voor elk soort document al bij het verzamelen een verwijderdatum vast, voor kandidaten die u niet aanneemt en voor wie u wel aanneemt. Wat u niet meer hebt, kan niet uitlekken.

De versie van deze vraag voor verhuurders staat in wat verhuurders van huurders mogen bewaren. Klaar om om minder te vragen? Aanvraagkit bekijken.