Ausweiskopie beim Arbeitgeber: Was der Datenschutz sagt

Bewerbungen bringen Papier mit sich: Lebensläufe, Zeugnisse, Referenzen und irgendwann die Bitte um eine Ausweiskopie. Bevor ein Arbeitgeber eine Ausweiskopie aufbewahrt, stellt der Datenschutz eine Frage: Braucht dieser Schritt sie? Die meisten Schritte nicht. HR kann erheben, was der aktuelle Schritt braucht, den Ausweis ansehen statt ihn zu kopieren und nicht mehr aufbewahren als nötig. So funktioniert das über ein Bewerbungsverfahren hinweg.

Erheben, was der aktuelle Schritt braucht

Nach dem Grundsatz der Datenminimierung müssen personenbezogene Daten „dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt“ sein (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). Im Bewerbungsverfahren ändert sich der Zweck mit jedem Schritt:

• Bewerbung: Lebenslauf und Nachweise, dass die Person die Stelle ausfüllen kann. Kein Ausweis, keine Bankverbindung.
• Gespräche und Vorauswahl: vielleicht Zeugnisse oder Referenzen.
• Angebot und Einstellung: was Vertrag und Lohnabrechnung brauchen.

Fordern Sie in jedem Schritt nur an, was dieser Schritt braucht. Ein Dokument, das Sie zu Beginn verlangen, liegt für jede nicht eingestellte Person in Ihren Akten.

Die DSGVO erlaubt den Mitgliedstaaten außerdem spezifischere Vorschriften für den Beschäftigungskontext (Art. 88 DSGVO). Prüfen Sie die Regeln des Landes, in dem Sie einstellen; dieser Artikel bleibt bei der DSGVO.

Ausweiskopie beim Arbeitgeber: ansehen, vermerken

Um zu bestätigen, wer jemand ist, genügt meist ein Blick auf den Ausweis. Sehen Sie ihn persönlich oder im Videogespräch an und vermerken Sie, dass, wann und von wem er geprüft wurde.

Dieser Vermerk ist oft der ganze Nachweis. Die Landesbeauftragte für Datenschutz NRW schreibt zur Ausweisprüfung in Unternehmen: Ist eine Protokollierung erforderlich, „genügt die Speicherung eines entsprechenden Vermerks ‚Ausweiskopie hat vorgelegen‘“, und eine Kopie ist nach erfolgter Identifizierung unverzüglich zu vernichten (LDI NRW). Dieselbe Überlegung für Kunden: Ausweiskopie aufbewahren – was der Datenschutz sagt.

Wann eine vollständige Kopie nötig ist

Manche Prüfungen sind die Ausnahme. Im Vereinigten Königreich ist die Prüfung der Arbeitserlaubnis (right to work) eine eigene Pflicht des Arbeitgebers mit eigenen Regeln für Kopien (gov.uk, Englisch); dort genügt keine geschwärzte Kopie. Welche Prüfungen eine vollständige Kopie verlangen und warum: Wann eine vollständige Ausweiskopie nötig ist.

Bewerber um geschwärzte Kopien bitten

Brauchen Sie ein Dokument, fragen Sie nach den Angaben, die Sie benötigen, und nach nichts sonst, gekennzeichnet für Sie und den Zweck. Das Anfrage-Kit enthält eine fertige Nachricht in acht Sprachen. Sie verweist auf ein kostenloses Werkzeug, mit dem Bewerber den Rest auf dem eigenen Gerät schwärzen, ohne das Dokument hochzuladen.

Fristgerecht löschen

Die DSGVO begrenzt auch, wie lange Sie Daten aufbewahren: nicht länger, als der Zweck es erfordert (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Legen Sie für jede Art von Unterlage schon beim Erheben ein Löschdatum fest, für abgelehnte wie für eingestellte Personen. Was Sie nicht mehr haben, kann nicht abfließen.

Die Fassung dieser Frage für Vermieter: Mieterselbstauskunft und Ausweiskopie im Datenschutz. Bereit, weniger anzufordern? Anfrage-Kit holen.