Copia del documento d’identità del candidato e privacy

Una selezione del personale produce carta: curriculum, attestati, referenze e, prima o poi, qualcuno chiede una copia del documento d’identità del candidato. Prima che un datore di lavoro conservi quella copia, il GDPR, la normativa sulla privacy, pone una domanda: questa fase ne ha bisogno? Quasi mai. Le risorse umane possono raccogliere solo ciò che serve alla fase in corso, vedere un documento invece di copiarlo e non conservare più di quanto quella fase richieda. Ecco come funziona lungo tutto il processo di selezione.

Raccogliere per la fase in cui si trova

Il principio di minimizzazione dei dati del GDPR stabilisce che i dati personali devono essere «adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario» rispetto alla finalità (art. 5, par. 1, lett. c). In una selezione, la finalità cambia man mano che il processo avanza:

• La candidatura: un curriculum e ciò che dimostra che la persona sa svolgere il lavoro. Nessun documento d’identità, nessuna coordinata bancaria.
• Colloqui e rosa dei candidati: eventualmente attestati o referenze.
• L’offerta e l’inserimento: ciò che serve al contratto e alle buste paga.

In ogni fase chieda solo ciò che quella fase richiede. Un documento chiesto all’inizio resta nei suoi archivi per ogni candidato che non viene assunto.

Il GDPR consente inoltre a ciascun Paese di stabilire norme più specifiche in ambito lavorativo (art. 88). Verifichi le norme del Paese in cui assume; questo articolo si limita al GDPR.

Copia del documento d’identità del candidato: vederlo e annotarlo

Per confermare l’identità di una persona, di solito basta vedere il suo documento. Lo guardi di persona o in videochiamata, poi annoti di averlo verificato, quando e chi ha effettuato la verifica.

Spesso quella nota è l’unica registrazione necessaria. L’autorità per la protezione dei dati della Renania Settentrionale-Vestfalia, scrivendo delle imprese che verificano carte d’identità, afferma che dove serve una registrazione basta una nota che il documento è stato esibito, e che una copia fatta per l’identificazione va distrutta a verifica conclusa (LDI NRW, Germania, in tedesco). Lo stesso ragionamento, per i clienti: conservare la copia del documento d’identità dei clienti?

Quando serve una copia completa

Alcune verifiche fanno eccezione. Nel Regno Unito, la verifica del diritto di lavorare («right to work») è una verifica propria del datore di lavoro, con regole specifiche sulle copie (gov.uk, Regno Unito, in inglese); in quel caso una copia oscurata non basta. Quali verifiche richiedono una copia completa, e perché: quando serve una copia completa del documento d’identità.

Chiedere ai candidati copie oscurate

Quando un documento le serve davvero, chieda i campi necessari e nient’altro, contrassegnati per lei e per la finalità. Il kit di richiesta contiene un messaggio pronto da inviare, in otto lingue. Indirizza i candidati a uno strumento gratuito che oscura il resto sul loro dispositivo, senza caricare il documento.

Cancellare nei tempi previsti

Il GDPR limita anche la durata della conservazione: non oltre quanto la finalità richieda (art. 5, par. 1, lett. e). Fissi una data di cancellazione per ogni tipo di documento al momento della raccolta, sia per i candidati non assunti sia per quelli assunti. Ciò che non conserva più non può essere divulgato.

La versione di questa domanda per i locatori è in cosa possono conservare i locatori dagli inquilini. Vuole chiedere meno? Ottenga il kit di richiesta.