Kopia dowodu osobistego u pracodawcy a RODO: co zatrzymać
Rekrutacja generuje dokumenty: CV, świadectwa, referencje, a prędzej czy później ktoś prosi o kopię dowodu osobistego kandydata. Zanim pracodawca zatrzyma kopię dowodu osobistego, RODO każe zadać jedno pytanie: czy ten etap jej wymaga? Większość etapów nie wymaga. Dział HR może zbierać to, czego potrzebuje bieżący etap, oglądać dowód zamiast go kopiować i nie przechowywać więcej, niż ten etap wymaga. Poniżej: jak to wygląda w całym procesie rekrutacji.
Zbierać to, czego wymaga bieżący etap
Zasada minimalizacji danych w RODO stanowi, że dane osobowe muszą być „adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne” do celów przetwarzania (art. 5 ust. 1 lit. c). W rekrutacji cel zmienia się wraz z postępem procesu:
- Aplikacja: CV i to, co pokazuje, że osoba poradzi sobie z pracą. Bez dowodu osobistego i bez danych bankowych.
- Rozmowy i preselekcja: ewentualnie świadectwa lub referencje.
- Oferta i wdrożenie: to, czego wymagają umowa i lista płac.
Na każdym etapie należy prosić tylko o to, czego ten etap wymaga. Dokument zebrany na początku zostaje w aktach każdego kandydata, który nie zostanie zatrudniony.
RODO pozwala też każdemu państwu ustanowić bardziej szczegółowe przepisy dotyczące zatrudnienia (art. 88). Należy sprawdzić przepisy obowiązujące w kraju rekrutacji; ten artykuł ogranicza się do RODO.
Kopia dowodu osobistego u pracodawcy a RODO: okazać i odnotować
Aby potwierdzić tożsamość, zwykle wystarczy obejrzeć dowód osobisty. Można to zrobić osobiście lub podczas rozmowy wideo, a następnie zapisać, że weryfikacja się odbyła, kiedy i kto jej dokonał.
Taka notatka często jest jedynym potrzebnym zapisem. Organ ochrony danych Nadrenii Północnej-Westfalii, pisząc o firmach sprawdzających dowody osobiste, wskazuje, że tam, gdzie zapis jest potrzebny, wystarczy notatka o okazaniu dowodu, a kopię sporządzoną w celu identyfikacji należy zniszczyć po zakończeniu weryfikacji (LDI NRW, Niemcy, po niemiecku). To samo rozumowanie w odniesieniu do klientów: czy przechowywać kopię dowodu osobistego klienta?
Kiedy wymagana jest pełna kopia
Niektóre weryfikacje są wyjątkiem. W Wielkiej Brytanii sprawdzenie prawa do pracy (right to work) jest weryfikacją przeprowadzaną przez samego pracodawcę, z własnymi zasadami dotyczącymi kopii (gov.uk, Wielka Brytania); tam zaczerniona kopia nie wystarczy. Które weryfikacje wymagają pełnej kopii i dlaczego: kiedy wymagana jest pełna kopia dowodu.
Prosić kandydatów o zaczernione kopie
Jeśli dokument jest rzeczywiście potrzebny, należy poprosić o konkretne pola i nic więcej, z oznaczeniem odbiorcy i celu. Zestaw do próśb o zaczernione kopie zawiera gotową wiadomość w ośmiu językach. Wskazuje kandydatom bezpłatne narzędzie, które zaczernia resztę na ich własnym urządzeniu, bez przesyłania dokumentu.
Usuwać dane w terminie
RODO ogranicza też czas przechowywania danych: nie dłużej, niż wymaga tego cel (art. 5 ust. 1 lit. e). Termin usunięcia każdego rodzaju dokumentu warto ustalić już w chwili jego zebrania, zarówno dla kandydatów niezatrudnionych, jak i zatrudnionych. Dokument, którego się nie przechowuje, nie może wyciec.
Wersja tego pytania dla wynajmujących: kopia dowodu osobistego najemcy a RODO. Czas prosić o mniej? Pobierz zestaw.