Duitse IFG: zwartlakken en de motivering per passage

Onder de Duitse IFG, de federale Informationsfreiheitsgesetz, lakt een bestuursorgaan dat documenten gedeeltelijk openbaar maakt passages zwart, en moet het de gedeeltelijke weigering motiveren. De goede praktijk gaat een stap verder en toont de grond voor elke zwartlakking op de plek zelf. Deze gids is voor ambtenaren van Duitse federale instanties: wat de IFG beschermt, waar de motiveringsplicht vandaan komt en hoe u de grond op elke zwartlakking en in het dossier vastlegt. De basis voor elke reden voor zwartlakken staat in de reden voor het zwartlakken vermelden. De IFG is weergegeven zoals die gold op 18 oktober 2026; het gaat om Duitse wetten, dus de links verwijzen naar de Duitstalige tekst.

Wat de Duitse IFG beschermt: §§ 3 tot 6

Iedereen heeft recht op toegang tot officiële informatie van federale instanties (§ 1 IFG, Duitstalig). De uitzonderingen staan in vier paragrafen:

• § 3, bijzondere publieke belangen, zoals internationale betrekkingen, interne en externe veiligheid, lopende gerechtelijke procedures, de beraadslagingen van instanties en geheimhoudings- of vertrouwelijkheidsplichten (§ 3).
• § 4, de besluitvorming van het bestuursorgaan: concepten en werk dat een besluit direct voorbereidt, zolang vroege openbaarmaking dat besluit zou ondermijnen (§ 4).
• § 5, persoonsgegevens van derden (§ 5, zie verderop).
• § 6, intellectueel eigendom en bedrijfs- of zakengeheimen; toegang tot dat laatste alleen met toestemming van de betrokkene (§ 6).

Geldt een grond maar voor een deel van een document, dan is § 7, lid 2, IFG van toepassing: toegang wordt verleend voor zover dat kan zonder de te beschermen informatie prijs te geven. Precies dat doet zwartlakken.

Zwartlakken onder de Duitse IFG: een gedeeltelijke weigering vraagt een motivering

Elke zwartlakking weigert een deel van het verzoek. § 9 IFG regelt de procedure voor dat besluit: een kennisgeving binnen de termijn, een vermelding of en wanneer toegang later mogelijk is, en bezwaar en beroep als rechtsmiddelen.

De motiveringsplicht komt uit § 39, lid 1, van de Duitse Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG): een schriftelijk of elektronisch besluit moet worden gemotiveerd, met de wezenlijke feitelijke en juridische gronden. Bij discretionaire besluiten moet het ook de punten tonen die de instantie heeft afgewogen.

Toon de uitzonderingsgrond op elke zwartlakking

De wet vraagt de motivering in het besluit. De grond op elke zwartlakking zetten is praktijk, geen uitdrukkelijke wettelijke plicht. De IFG-handleiding van het Duitse federale ministerie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (BMZ), een interne handleiding van dat ministerie (Duitstalig), zegt het zo: bij elke zwartgelakte passage of elk achtergehouden document moet de betreffende IFG-paragraaf worden genoemd en moeten de redenen voor het concrete geval worden vermeld. Voor papieren kopieën krijgt volgens de handleiding elke zwartgelakte passage een notitie met de IFG-bepaling waarop de zwartlakking berust.

Zo ziet de verzoeker welke paragraaf bij welk gat hoort.

Persoonsgegevens van derden (§ 5 IFG)

Volgens § 5, lid 1, IFG mag toegang tot persoonsgegevens alleen worden verleend als het belang van de verzoeker bij de informatie zwaarder weegt dan het beschermenswaardige belang van de derde, of als de derde toestemming heeft gegeven. Bijzondere categorieën gegevens in de zin van artikel 9 AVG vragen uitdrukkelijke toestemming.

Twee punten voorkomen dat u te veel zwartlakt:

• Ambtenaren die de zaak behandelen. Hun naam, titel, academische graad, functienaam en functie, kantooradres en zakelijk telefoonnummer zijn niet uitgezonderd, voor zover ze ambtelijk handelen weergeven en geen uitzondering geldt (§ 5, lid 4, IFG).
• Toestemming van de verzoeker. Gaat de verzoeker ermee akkoord dat gegevens van derden onherkenbaar worden gemaakt, dan wordt toegang tot de rest verleend (§ 7, lid 2, tweede zin, IFG). De BMZ-handleiding vraagt om die toestemming, om een raadpleging van derden te vermijden.

Deelstaten en gemeenten: hun eigen wetten

De IFG geldt alleen voor federale instanties. De Duitse federale toezichthouder voor gegevensbescherming en vrijheid van informatie (BfDI) zegt het duidelijk (Duitstalig): onder de IFG zijn alleen federale instanties met een publieke bestuurstaak verplicht informatie te geven; de deelstaten hebben eigen wetten voor toegang tot informatie van deelstaat- en gemeentelijke instanties. Een voorbeeld is de Informationsfreiheitsgesetz van Noordrijn-Westfalen (IFG NRW) uit 2001 (Duitstalig). Voor deelstaat- en gemeentelijke instanties gelden de uitzonderingen van de betreffende deelstaatwet.

De reden op de zwartlakking, een logboek voor het dossier

In Dress Docs kan elke zwartlakking haar reden dragen, gedrukt op de zwartlakking zelf: uw eigen formulering, of een grond uit een set uitzonderingsgronden voor verzoeken om informatie. Toets elke grond aan de wet; of die in het concrete geval opgaat, is uw beslissing. De reden maakt deel uit van dezelfde platte afbeelding als de zwartlakking, en niets eronder blijft leesbaar.

Het laklogboek legt vast wat u hebt verwijderd, waar en waarom: zwartlakkingen, redenen, pagina’s en datum, zonder inhoud uit het document. U slaat het op in uw eigen bestanden, voor het dossier. Dat sluit aan bij het punt uit de BMZ-handleiding dat het IFG-dossier moet tonen tot welke informatie de verzoeker toegang kreeg. Meer in het logboek van zwartlakkingen. Hoe het Britse recht dezelfde vraag regelt: FOI-uitzonderingen in het Verenigd Koninkrijk.

Redenen en het laklogboek zitten in Pro, Team en Organisatie (prijzen bekijken). Voor uw beoordeling op gegevensbescherming en IT: lees het compliancepakket.

Dit artikel is geen juridisch advies. Of een uitzondering in een concreet geval geldt, beslist uw instantie.