IFG tedesca: oscuramenti e motivazioni

In base alla legge federale tedesca sulla libertà di informazione (Informationsfreiheitsgesetz, IFG), un’autorità che divulga documenti solo in parte li oscura, e deve motivare il rifiuto parziale. La buona prassi va un passo oltre: mostra il motivo di ogni oscuramento nel punto in cui si trova. Questa guida agli oscuramenti secondo l’IFG tedesca è per il personale degli enti federali tedeschi: cosa tutela l’IFG, da dove nasce l’obbligo di motivazione e come annotare il motivo su ogni oscuramento e nel fascicolo. Le basi valide per ogni tipo di motivazione sono in motivare gli oscuramenti. L’IFG è citata nel testo in vigore al 18 ottobre 2026; le norme sono tedesche (Germania), per cui i link rimandano al testo tedesco.

Cosa tutela l’IFG: i §§ da 3 a 6

Chiunque ha diritto di accedere alle informazioni ufficiali detenute dalle autorità federali (§ 1 IFG). Le eccezioni sono in quattro paragrafi:

§ 3, interessi pubblici particolari, come le relazioni internazionali, la sicurezza interna ed esterna, i procedimenti giudiziari in corso, le deliberazioni delle autorità e gli obblighi di segretezza o riservatezza (§ 3).
§ 4, il processo decisionale dell’autorità: bozze e lavori che preparano direttamente una decisione, finché una divulgazione anticipata ne comprometterebbe l’esito (§ 4).
§ 5, i dati personali di terzi (§ 5, più avanti).
§ 6, la proprietà intellettuale e i segreti aziendali o commerciali; a questi ultimi si accede solo con il consenso dell’interessato (§ 6).

Quando un motivo riguarda solo una parte del documento, si applica il § 7, comma 2, IFG: l’accesso è concesso nella misura in cui è possibile senza rivelare le informazioni da proteggere. È esattamente ciò che fa l’oscuramento.

Oscuramenti secondo l’IFG tedesca: il rifiuto parziale va motivato

Ogni oscuramento respinge una parte della richiesta. Il § 9 IFG regola la procedura per questa decisione: comunicazione entro il termine, indicazione se e quando l’accesso potrà essere possibile in seguito, e opposizione e ricorso giurisdizionale come rimedi.

L’obbligo di motivazione deriva dal § 39, comma 1, della legge tedesca sul procedimento amministrativo (VwVfG): un provvedimento amministrativo scritto o elettronico deve essere motivato, indicando le ragioni di fatto e di diritto essenziali della decisione. Per le decisioni discrezionali, deve mostrare anche gli elementi che l’autorità ha considerato.

Mostrare il motivo di esenzione su ogni oscuramento

La legge chiede la motivazione nel provvedimento. Scrivere il motivo su ogni oscuramento è una prassi, non un obbligo espresso di legge. La guida all’IFG del Ministero federale tedesco per la cooperazione economica e lo sviluppo (BMZ), una guida interna di quel ministero, la descrive così: per ogni passaggio oscurato o documento non divulgato va indicato il paragrafo dell’IFG pertinente, motivandolo in base alle circostanze del caso. Per le copie cartacee, ogni passaggio oscurato riceve una nota con la norma dell’IFG su cui si fonda l’oscuramento.

Così il richiedente vede quale paragrafo giustifica quale lacuna.

Dati personali di terzi (§ 5 IFG)

Secondo il § 5, comma 1, IFG, l’accesso ai dati personali può essere concesso solo se l’interesse del richiedente all’informazione prevale sull’interesse meritevole di tutela del terzo, oppure se il terzo ha dato il suo consenso. Le categorie particolari di dati ai sensi dell’articolo 9 del GDPR richiedono un consenso esplicito.

Due punti evitano di oscurare troppo:

I funzionari che trattano la pratica. Nome, titolo, titolo accademico, qualifica e funzione, indirizzo e numero di telefono dell’ufficio non sono esclusi, purché riflettano l’attività d’ufficio e non si applichi alcuna eccezione (§ 5, comma 4, IFG).
Il consenso del richiedente. Se il richiedente accetta che i dati di terzi siano resi irriconoscibili, l’accesso è concesso per il resto (§ 7, comma 2, secondo periodo, IFG). La guida del BMZ chiede questo consenso per evitare di dover consultare i terzi.

Länder e comuni: leggi proprie

L’IFG vincola solo gli enti federali. Il Commissario federale per la protezione dei dati e la libertà di informazione (BfDI) lo dice chiaramente: in base all’IFG, solo gli enti federali che svolgono funzioni di pubblica amministrazione devono fornire informazioni; i Länder hanno leggi proprie per l’accesso alle informazioni delle autorità regionali e comunali. Un esempio è la legge sulla libertà di informazione della Renania Settentrionale-Vestfalia (IFG NRW) del 2001. Per gli enti regionali e comunali valgono le eccezioni della rispettiva legge del Land.

La motivazione sull’oscuramento, il registro nel fascicolo

In Dress Docs ogni oscuramento può riportare la sua motivazione, stampata sull’oscuramento stesso: una formulazione sua o una voce da un insieme di esenzioni per le richieste di accesso alle informazioni. Verifichi ogni motivo rispetto alla norma; se regge nel caso concreto è una sua decisione. La motivazione fa parte della stessa immagine piatta dell’oscuramento, e nulla al di sotto resta leggibile.

Il registro degli oscuramenti annota cosa ha rimosso, dove e perché: oscuramenti, motivazioni, pagine e data, senza alcun contenuto del documento. Lo salva tra i suoi file, per il fascicolo. Ciò corrisponde all’indicazione della guida del BMZ secondo cui il fascicolo IFG deve mostrare a quali informazioni il richiedente ha avuto accesso. Di più nel registro degli oscuramenti. Come il diritto britannico affronta la stessa questione: codici di esenzione FOI nel Regno Unito.

Motivazioni e registro sono inclusi in Pro, Team e Organizzazione (vedi i prezzi). Per la verifica di protezione dei dati e IT: legga il dossier di conformità.

Questo articolo non costituisce consulenza legale. Se un’eccezione si applica nel caso concreto lo decide la sua autorità.