Ausweiskopie sicher verschicken: nur das Nötige zeigen

„Die brauchen nur meinen Namen und mein Geburtsdatum, nicht meinen ganzen Ausweis.“ Dieses Gefühl stimmt. Um eine Ausweiskopie sicher zu verschicken, fragen Sie, was der Empfänger braucht, senden nur das und kennzeichnen die Kopie für ihn und den Zweck. Und zwar, ohne Ihren Ausweis irgendwo hochzuladen. Und Sie sollten wissen, wann eine vollständige Kopie Pflicht ist: Manche Prüfungen verlangen sie per Gesetz. Hier ist jeder Schritt, mit Links zu den ausführlichen Anleitungen.

Ausweiskopie sicher verschicken: erst fragen, was gebraucht wird

Viele Bitten um „eine Kopie Ihres Ausweises“ brauchen ein, zwei Angaben: einen Namen, ein Geburtsdatum, eine Anschrift. Fragen Sie, was genau geprüft werden muss. Fragen Sie auch, ob es genügt, den Ausweis vorzuzeigen, statt eine Kopie zu behalten.

Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen wird für einen Fall konkret, die Kopie, mit der Sie sich gegenüber einem Unternehmen ausweisen: „Grundsätzlich sind nur der Vor- und Nachname, die Anschrift und gegebenenfalls auch die Gültigkeitsdauer zur Identifizierung erforderlich. Die übrigen Daten dürfen und sollen von Ihnen geschwärzt werden“ (LDI NRW). Was der Empfänger nicht braucht, soll er auch nicht bekommen.

Nur das senden: den Rest schwärzen

Schwärzen Sie jedes Feld, nach dem nicht gefragt wurde, deckend. Welche Felder man üblicherweise schwärzt und wie die Ausweiskopie-Vorlage im Browser sie zeigt: Ausweiskopie: was schwärzen?. Sie senden einen Reisepass? Seine maschinenlesbare Zone wiederholt Ihre Daten: Reisepass-Kopie schwärzen.

Kennzeichnen: für wen und wozu

Setzen Sie ein Wasserzeichen mit Empfänger, Zweck und Datum, damit eine weitergeleitete Kopie zeigt, woher sie stammt. Was Sie schreiben und was „Kopie“ nach § 20 Abs. 2 PAuswG bedeutet: Ausweiskopie mit Wasserzeichen. Ein Wasserzeichen kennzeichnet die Kopie; gültig für irgendetwas macht es sie nicht.

Den Ausweis nicht hochladen, um den Ausweis zu schützen

„Ich will meinen Reisepass nicht hochladen, um meine Passnummer zu verbergen.“ Viele Online-Werkzeuge brauchen die Datei auf ihrem Server, bevor sie schwärzen. Dress Docs arbeitet auf Ihrem Gerät: Ihr Dokument verlässt es nie, und zum Start brauchen Sie kein Konto (Ist es sicher, Dokumente online hochzuladen?). Die ganze Arbeit dauert etwa eine halbe Minute: PDF schwärzen in etwa 30 Sekunden.

Senden Sie die Kopie dann nur an die Person, die danach gefragt hat, über den Weg, den sie Ihnen genannt hat.

Wann eine vollständige Kopie Pflicht ist

Banken und andere Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz müssen eine vollständige Kopie des geprüften Ausweises aufbewahren, und eine geschwärzte Kopie besteht diese Prüfung nicht. Die Ausweiskopie-Vorlage warnt Sie, bevor Sie für eine solche Prüfung schwärzen. Wer eine vollständige Kopie behalten muss und warum: Ausweiskopie für die Bank und das Geldwäschegesetz.

Ihre Ausweiskopie bleibt temporär

In Dress Docs sind Ausweiskopien immer temporär: Schließen oder laden Sie die Seite neu, ist das Dokument gelöscht. Im Browser wird es nie gespeichert.

Am Smartphone? Die kostenlose Dress-Docs-App schwärzt Fotos von Dokumenten, etwa eine Ausweiskopie: Ausweisfoto am Handy schwärzen, oder so holen Sie Dress Docs auf Ihr Smartphone. Am Computer: Dress Docs öffnen.