Ausweiskopie: Was schwärzen? Feld für Feld erklärt
Jemand verlangt eine Kopie Ihres Ausweises. Was sollten Sie auf der Ausweiskopie schwärzen, bevor Sie sie senden? Lassen Sie stehen, was der Empfänger braucht, um Sie zu identifizieren, schwärzen Sie alles andere und kennzeichnen Sie die Kopie für den Empfänger. Diese Anleitung geht Feld für Feld vor und zeigt, wie die kostenlose Ausweiskopie-Vorlage in Dress Docs hilft. Sie ist Teil von Ausweiskopie sicher verschicken.
Was der Empfänger von Ihrem Ausweis braucht
Fragen Sie zuerst nach. Zur Identifizierung brauchen die meisten Empfänger Ihren Namen, oft Ihre Anschrift und die Gültigkeitsdauer, manchmal Ihr Geburtsdatum. Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen sagt es deutlich: Grundsätzlich sind nur Vor- und Nachname, Anschrift und gegebenenfalls die Gültigkeitsdauer zur Identifizierung erforderlich. Für die Identifizierung bei einem Selbstauskunftsersuchen ergänzt sie: Das Geburtsdatum kann nur nötig sein, wenn sonst eine Personenverwechslung möglich ist.
Manche Prüfungen verlangen eine vollständige Kopie, also klären Sie das vorher. Banken und andere Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz müssen eine vollständige Kopie aufbewahren; eine geschwärzte genügt ihrer Prüfung nicht. Wenn Ihre Bank fragt, lesen Sie zuerst Ausweiskopie für die Bank und das Geldwäschegesetz.
Ausweiskopie: was schwärzen? Die üblichen Felder
Was der Empfänger nicht verlangt hat, darf weg. Bei den meisten Ausweisen heißt das:
- Dokumentnummern. Die Ausweis- oder Seriennummer und eine aufgedruckte Zugangsnummer. Sie identifizieren das Dokument, nicht Sie.
- Körperliche Merkmale wie Größe und Augenfarbe, wo der Ausweis sie zeigt.
- Die Staatsangehörigkeit, wenn sie nicht verlangt ist.
- Das Lichtbild, sofern niemand es mit Ihrem Gesicht vergleichen muss.
- Die maschinenlesbare Zone, die Zeilen aus Buchstaben, Ziffern und
<-Zeichen. Sie wiederholen Ihren Namen, Ihre Nummern und Daten in maschinenlesbarer Form. Beim Reisepass ist es genauso: Reisepass-Kopie schwärzen.
Diese Liste folgt der oben genannten Empfehlung der LDI NRW. Sie ist eine Empfehlung, kein Gesetz. Die Regel dahinter ist einfacher: Was der Empfänger braucht, entscheidet, was stehen bleibt.
Personalausweis Kopie schwärzen: der deutsche Ausweis
Für den deutschen Personalausweis gilt eine eigene Vorschrift. Nach § 20 Abs. 2 PAuswG darf nur der Ausweisinhaber oder eine andere Person mit seiner Zustimmung den Ausweis ablichten, und zwar so, dass die Ablichtung eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar ist. Andere Personen als der Inhaber dürfen die Kopie nicht an Dritte weitergeben.
Für Kopien bei einem Selbstauskunftsersuchen nennt die LDI NRW, was Sie schwärzen dürfen und sollen: Zugangs- und Seriennummer, Staatsangehörigkeit, Größe, Augenfarbe, Lichtbild und die maschinenlesbare Zone. Name, Anschrift und Gültigkeitsdauer bleiben in der Regel stehen. Auf die Möglichkeit zu schwärzen sind Sie in diesem Fall vorher hinzuweisen.
Die Ausweiskopie-Vorlage nutzen
Öffnen Sie in Dress Docs das Foto oder den Scan Ihres Ausweises. Die Ausweiskopie-Vorlage zeigt, welche Felder Sie schwärzen; was wegkommt, entscheiden Sie Feld für Feld. Sie kennzeichnet den Export außerdem als Kopie und warnt, wenn eine Bank- oder Geldwäscheprüfung die vollständige Kopie verlangt.
Beim Export wird jede Seite zu einem einzigen flachen Bild mit Ihren Schwärzungen; die geschwärzten Felder sind damit aus der Datei verschwunden. Die versteckten Metadaten ebenfalls. Die Vorlage ist kostenlos und braucht kein Konto. Ausweiskopien sind immer temporär: Schließen oder laden Sie die Seite neu, wird das Dokument gelöscht. Wie der Editor funktioniert, zeigt PDF schwärzen in etwa 30 Sekunden.
Vorder- und Rückseite
Viele Ausweise tragen Daten auf beiden Seiten. Prüfen Sie beide. Braucht der Empfänger nur, was auf einer Seite steht, senden Sie nur diese. Braucht er beide, öffnen Sie beide Bilder in Dress Docs und schwärzen Sie jedes. Im Kostenlos-Tarif sind bis zu 3 Dateien gleichzeitig geöffnet, Vorder- und Rückseite passen also nebeneinander.
Als Kopie kennzeichnen
Fügen Sie ein Wasserzeichen hinzu, das sagt, für wen die Kopie ist, wofür und wann. So zeigt eine weitergeleitete Kopie, woher sie stammt. Was Sie schreiben und was § 20 Abs. 2 PAuswG dazu sagt: Ausweiskopie mit Wasserzeichen.
Auf dem Smartphone schwärzt die kostenlose Dress Docs App Fotos von Dokumenten. App herunterladen oder Dress Docs öffnen im Browser.