IFG-Schwärzung: Begründung an jeder Stelle zeigen

Wer nach dem Informationsfreiheitsgesetz (IFG) Unterlagen teilweise herausgibt, schwärzt und muss die teilweise Ablehnung begründen. Gute Praxis geht einen Schritt weiter und zeigt den Grund jeder Schwärzung an der Stelle selbst. Hier lesen Sie, was das IFG des Bundes schützt, woraus die Begründungspflicht folgt und wie Sie den Grund an jeder Schwärzung und in der Akte festhalten. Die Grundlagen für alle Arten von Schwärzungsgründen stehen in Schwärzungsgründe angeben. Wiedergegeben ist das IFG in der Fassung, die am 18. Oktober 2026 gilt.

Was das IFG schützt: §§ 3 bis 6

Jeder hat gegenüber den Behörden des Bundes Anspruch auf Zugang zu amtlichen Informationen (§ 1 IFG). Die Ausnahmen stehen in vier Paragrafen:

§ 3 – besondere öffentliche Belange, etwa internationale Beziehungen, innere und äußere Sicherheit, laufende Gerichtsverfahren, die Beratungen von Behörden oder Geheimhaltungs- und Vertraulichkeitspflichten (§ 3 IFG).
§ 4 – der behördliche Entscheidungsprozess: Entwürfe und Arbeiten zur unmittelbaren Vorbereitung einer Entscheidung, solange deren Erfolg sonst vereitelt würde (§ 4 IFG).
§ 5 – personenbezogene Daten Dritter (§ 5 IFG, mehr unten).
§ 6 – geistiges Eigentum und Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse; Letztere nur mit Einwilligung des Betroffenen (§ 6 IFG).

Greift ein Grund nur für einen Teil, gilt § 7 Abs. 2 IFG: Dem Antrag ist in dem Umfang stattzugeben, in dem der Zugang ohne Preisgabe der geheimhaltungsbedürftigen Informationen möglich ist. Genau das ist die Schwärzung.

IFG-Schwärzung: Die teilweise Ablehnung braucht eine Begründung

Jede Schwärzung lehnt den Antrag zu einem Teil ab. Für diese Entscheidung regelt § 9 IFG das Verfahren: Bekanntgabe innerhalb der Frist, ein Hinweis, ob und wann der Zugang später möglich ist, und Widerspruch und Verpflichtungsklage als Rechtsweg.

Die Pflicht zur Begründung folgt aus § 39 Abs. 1 VwVfG: Ein schriftlicher oder elektronischer Verwaltungsakt ist mit einer Begründung zu versehen, die die wesentlichen tatsächlichen und rechtlichen Gründe mitteilt. Für Ermessensentscheidungen soll sie auch die Gesichtspunkte erkennen lassen, von denen die Behörde ausgegangen ist.

Den Ausnahmegrund an jeder Schwärzung zeigen

Das Gesetz verlangt die Begründung im Bescheid. Den Grund an jede einzelne Schwärzung zu schreiben, ist Praxis, keine ausdrückliche gesetzliche Vorgabe. Der IFG-Leitfaden des BMZ, eine interne Arbeitshilfe dieses Ministeriums, beschreibt sie so: „Für jede geschwärzte Textpassage bzw. jedes aussortierte Dokument ist der jeweils einschlägige Paragraph des IFG anzugeben und unter Berücksichtigung der jeweiligen Einzelfallumstände zu begründen.“ Und für die Papierfassung: „An jede geschwärzte Textstelle ist ein Hinweis anzubringen mit der Ausnahmevorschrift des IFG, auf die sich die Schwärzung stützt.“

So sieht der Antragsteller, welcher Paragraf welche Lücke trägt.

Personenbezogene Daten Dritter (§ 5 IFG)

Nach § 5 Abs. 1 IFG darf Zugang zu personenbezogenen Daten nur gewährt werden, soweit das Informationsinteresse des Antragstellers das schutzwürdige Interesse des Dritten überwiegt oder der Dritte eingewilligt hat. Besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO nur mit ausdrücklicher Einwilligung.

Zwei Punkte verhindern, dass Sie zu viel schwärzen:

Bearbeiter. Name, Titel, akademischer Grad, Berufs- und Funktionsbezeichnung, Büroanschrift und -telefonnummer von Bearbeitern sind nicht ausgeschlossen, soweit sie Ausdruck und Folge der amtlichen Tätigkeit sind und kein Ausnahmetatbestand erfüllt ist (§ 5 Abs. 4 IFG).
Einverständnis des Antragstellers. Erklärt er sich mit der Unkenntlichmachung der Daten Dritter einverstanden, wird der Zugang im übrigen Umfang gewährt (§ 7 Abs. 2 Satz 2 IFG). Der BMZ-Leitfaden fragt das ab, um ein Drittbeteiligungsverfahren zu vermeiden.

Länder und Kommunen: eigene Gesetze

Das IFG gilt nur für den Bund. Der BfDI sagt es so: Nur Stellen des Bundes, die Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrnehmen, müssen nach IFG und UIG Auskunft geben; die Länder haben eigene Gesetze für den Zugang zu Informationen ihrer Landes- und Kommunalbehörden. Ein Beispiel ist das Informationsfreiheitsgesetz Nordrhein-Westfalen von 2001. Für Landes- und Kommunalbehörden gelten die Ausnahmen des jeweiligen Landesgesetzes.

Begründung auf der Schwärzung, Protokoll für die Akte

In Dress Docs kann jede Schwärzung ihre Begründung tragen, gedruckt auf die Schwärzung selbst: Ihren eigenen Wortlaut oder einen Eintrag aus einem Ausnahmesatz für Informationszugangsanträge. Prüfen Sie jeden Grund am Gesetzestext; ob er im Einzelfall trägt, entscheiden Sie. Die Begründung ist Teil desselben flachen Bildes wie die Schwärzung; darunter bleibt nichts lesbar.

Das Schwärzungsprotokoll hält fest, was Sie wo und warum entfernt haben: Schwärzungen, Begründungen, Seiten und Datum, ohne Inhalte aus dem Dokument. Sie speichern es in Ihren eigenen Ablagen, für die Akte. Das passt zur Vorgabe im BMZ-Leitfaden, dass im IFG-Vorgang nachvollziehbar sein muss, zu welchen Informationen der Antragsteller Zugang hatte. Mehr dazu in Schwärzungsprotokoll. Wie das britische Recht dieselbe Frage löst: FOI-Ausnahmen in Großbritannien.

Begründungen und Protokoll sind in Pro, Team und Organisation enthalten (Preise ansehen). Für Ihre Datenschutz- und IT-Prüfung: Compliance-Paket lesen.

Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Ob ein Ausnahmegrund im Einzelfall vorliegt, entscheidet Ihre Behörde.