Software para ocultar datos y protección de datos
«Nuestro departamento de informática y nuestro delegado de protección de datos tienen que aprobar cualquier cosa nueva.» Con un software para ocultar datos, la protección de datos es lo primero que preguntarán, porque la herramienta maneja justo los documentos que quiere proteger. Estas son siete preguntas que conviene hacer a cualquier herramienta antes de aprobarla. Para cada una, una respuesta breve sobre Dress Docs y un enlace a la respuesta completa en nuestro dosier de cumplimiento. El dosier está escrito para su revisión; este artículo es el mapa.
Software para ocultar datos: qué exige la protección de datos
Según el RGPD, el responsable del tratamiento debe integrar la protección de datos en los medios de tratamiento que elige (art. 25). Las directrices 4/2019 del Comité Europeo de Protección de Datos precisan que esto incluye el momento de adquirir software, hardware y servicios. Añaden que el responsable no debería elegir fabricantes ni encargados cuyos sistemas no le permitan cumplir esa obligación. Si un proveedor trata datos personales por cuenta de usted, el artículo 28 exige un contrato con él (art. 28; directrices 07/2020). Las entidades sujetas a la Directiva NIS2 deben además gestionar la seguridad de la cadena de suministro, incluida la relación con sus proveedores directos (NIS2, art. 21).
Las preguntas siguientes convierten esas obligaciones en cosas que se pueden comprobar.
¿Adónde va el documento?
Si la herramienta sube el archivo, el proveedor guarda una copia justo de los datos que usted quiere quitar. Dress Docs: su documento nunca sale de su dispositivo. Abrir, ocultar y exportar ocurre en el navegador o en la aplicación; no se sube ningún documento, página ni fragmento. Respuesta completa: Flujo de datos · ¿Es seguro subir documentos a internet?
¿Quién trata qué?
La respuesta decide si necesita un contrato de encargo del tratamiento, y para qué datos. Dress Docs: los documentos se tratan solo en su dispositivo, así que, en palabras del dosier, «no tratamos ningún contenido de documentos por cuenta de usted». Para los datos de cuenta de los planes de pago, el responsable es Vzlaio digital LLC (EE. UU.). «Es nuestra lectura de los roles del RGPD, no asesoramiento jurídico; decide su delegado de protección de datos.» Respuesta completa: No tratamos sus documentos
¿Qué más llega al proveedor?
Pida la lista completa de lo que envía la herramienta, aparte del documento. Dress Docs: recuentos de visitas sin cookies en nuestro propio servidor de analítica en Alemania; registros del servidor con datos como la dirección IP, la hora, la página, la procedencia y el navegador; e informes de errores a Sentry, en Estados Unidos, solo con datos técnicos y nunca con contenido de documentos. En los planes de pago, el correo y el plan se guardan en Estados Unidos, y Stripe cobra el pago. Respuesta completa: Telemetría, sin rodeos
¿La ocultación se mantiene?
Una ocultación que se puede levantar es una divulgación, no una ocultación. Dress Docs: cada página exportada es una sola imagen plana, así que nada de lo que hay bajo un recuadro queda en el archivo; se borran el autor, el título, el programa de origen, las fechas y la huella del PDF. Lo hemos autoevaluado frente a la norma ISO/IEC 27038; no tiene ninguna certificación. Respuesta completa: Método de ocultación · Qué pide la norma ISO/IEC 27038
Trabajo guardado y borrado en el dispositivo
Pregunte qué se queda en el equipo y cómo se elimina. Dress Docs: los documentos son temporales por defecto, y las copias de documentos de identidad lo son siempre. Guardar es opcional: el trabajo se guarda en este navegador de este dispositivo, cifrado con la frase de contraseña del usuario, y «Borrar todo en este dispositivo» borra su trabajo guardado y destruye su clave. El registro de ocultaciones (Pro) lo guarda el usuario en sus propios archivos y no contiene nada del documento (el registro de datos ocultados). Respuesta completa: Almacenamiento en el dispositivo
Accesibilidad
En el Reino Unido, los organismos públicos deben cumplir WCAG 2.2 AA en sus propios sitios web y aplicaciones, y la guía del Gobierno británico les pide incluir la accesibilidad en sus contrataciones (gov.uk). Dress Docs: diseñado según WCAG 2.2 AA; aún no se ha publicado ninguna evaluación formal. Con el plan Organización puede solicitar un informe de conformidad. Respuesta completa: Declaración de accesibilidad
Facturas y usuarios
Compras querrá saber quién factura y cómo se gestionan los usuarios. Dress Docs: Equipo le permite gestionar los usuarios de su despacho, con facturas con IVA emitidas por Stripe, que actúa como comerciante registrado. Organización añade apoyo con el dosier de cumplimiento: llamadas de revisión y respuestas a sus cuestionarios. Respuesta completa: Precios · Solicitar presupuesto
También decimos lo que no afirmamos: ninguna certificación, y no «conforme al RGPD» por sí mismo. Una herramienta le ayuda a compartir y guardar menos datos personales; el cumplimiento es de su organización (lo que no afirmamos). Para las respuestas completas, lea el dosier de cumplimiento.