Schwärzungssoftware und Datenschutz: 7 Prüffragen

„Unsere IT und unser Datenschutzbeauftragter müssen alles Neue freigeben.“ Bei Schwärzungssoftware fragt der Datenschutz zuerst, denn das Werkzeug verarbeitet genau die Dokumente, die Sie schützen wollen. Hier sind sieben Fragen, die Sie jedem Schwärzungswerkzeug vor der Freigabe stellen sollten. Zu jeder gibt es eine kurze Antwort für Dress Docs und einen Link zur vollständigen Antwort in unserem Compliance-Paket. Das Paket ist für Ihre Prüfung geschrieben; dieser Artikel ist die Landkarte.

Schwärzungssoftware und Datenschutz: worum es geht

Nach der DSGVO muss der Verantwortliche den Datenschutz in die Mittel der Verarbeitung einbauen, die er wählt (Art. 25). Die Leitlinien 4/2019 des Europäischen Datenschutzausschusses stellen klar, dass das schon bei der Beschaffung von Software, Hardware und Diensten gilt. Verantwortliche sollen keine Hersteller oder Auftragsverarbeiter wählen, deren Systeme ihnen diese Pflicht nicht ermöglichen. Verarbeitet ein Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, verlangt Art. 28 einen Vertrag mit ihm (Art. 28; Leitlinien 07/2020). Einrichtungen im Anwendungsbereich von NIS2 müssen zudem die Sicherheit der Lieferkette steuern, einschließlich der Beziehungen zu ihren direkten Anbietern (NIS2 Art. 21).

Die folgenden Fragen machen aus diesen Pflichten Punkte, die Sie prüfen können.

Wohin geht das Dokument?

Lädt das Werkzeug die Datei hoch, hält der Anbieter eine Kopie genau der Daten, die Sie entfernen wollen. Dress Docs: Ihr Dokument verlässt nie Ihr Gerät. Öffnen, Schwärzen und Exportieren geschehen im Browser oder in der App; kein Dokument, keine Seite und kein Auszug wird hochgeladen. Vollständige Antwort: Datenfluss · Ist es sicher, Dokumente online hochzuladen?

Wer verarbeitet was?

Die Antwort entscheidet, ob Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag brauchen und für welche Daten. Dress Docs: Dokumente werden nur auf Ihrem Gerät verarbeitet; wir „verarbeiten daher keinen Dokumentinhalt in Ihrem Auftrag“, so das Compliance-Paket. Für Kontodaten der bezahlten Tarife ist Verantwortlicher die Vzlaio digital LLC (USA). „Das ist unsere Einschätzung der DSGVO-Rollen, keine Rechtsberatung; maßgeblich ist die Bewertung Ihres Datenschutzbeauftragten.“ Vollständige Antwort: Wir verarbeiten Ihre Dokumente nicht

Was erreicht den Anbieter sonst?

Verlangen Sie die vollständige Liste dessen, was das Werkzeug außer dem Dokument sendet. Dress Docs: cookielose Besuchszählung auf unserem eigenen Analyseserver in Deutschland; Serverprotokolle mit Angaben wie IP-Adresse, Uhrzeit, Seite, Referrer und Browser; Fehlerberichte an Sentry in den USA, nur mit technischen Angaben, nie mit Dokumentinhalt. Bei bezahlten Tarifen liegen E-Mail und Tarif in den USA, und Stripe wickelt die Zahlung ab. Vollständige Antwort: Telemetrie, offen gesagt

Hält die Schwärzung?

Eine Schwärzung, die sich abziehen lässt, ist eine Offenlegung, keine Schwärzung. Dress Docs: Jede exportierte Seite ist ein flaches Bild, unter einer Schwärzung bleibt nichts in der Datei; Autor, Titel, Ersteller-Software, Datumsangaben und der PDF-Fingerabdruck werden geleert. Wir haben Dress Docs selbst nach ISO/IEC 27038 bewertet; es hat keine Zertifizierung. Vollständige Antwort: Schwärzungsmethode · Was ISO/IEC 27038 von einer Schwärzung verlangt

Gespeicherte Arbeit und Löschen auf dem Gerät

Fragen Sie, was auf dem Rechner bleibt und wie es wieder verschwindet. Dress Docs: Dokumente sind standardmäßig temporär, Ausweiskopien immer. Speichern ist freiwillig: Die Arbeit liegt in diesem Browser auf diesem Gerät, verschlüsselt mit der Passphrase der Nutzerin oder des Nutzers, und „Alles auf diesem Gerät löschen“ löscht die gespeicherte Arbeit und vernichtet ihren Schlüssel. Das Schwärzungsprotokoll (Pro) wird in der eigenen Ablage gespeichert und enthält keinen Dokumentinhalt (das Schwärzungsprotokoll). Vollständige Antwort: Speicherung auf dem Gerät

Barrierefreiheit

Im Vereinigten Königreich müssen öffentliche Stellen WCAG 2.2 AA auf ihren eigenen Websites und Apps erfüllen, und die Regierung rät, Barrierefreiheit in die Beschaffung aufzunehmen (gov.uk). Dress Docs: nach WCAG 2.2 AA entwickelt; eine formale Prüfung ist noch nicht veröffentlicht. Im Tarif Organisation können Sie einen Konformitätsbericht anfordern. Vollständige Antwort: Erklärung zur Barrierefreiheit

Rechnungen und Lizenzen

Der Einkauf will wissen, wer abrechnet und wie Lizenzen verwaltet werden. Dress Docs: Mit Team verwalten Sie die Nutzer Ihrer Kanzlei; Rechnungen mit Umsatzsteuer stellt Stripe als Händler (Merchant of Record) aus. Organisation ergänzt Unterstützung mit dem Compliance-Paket: Prüfgespräche und Antworten auf Ihre Fragebögen. Vollständige Antwort: Preise · Angebot anfordern

Auch was wir nicht behaupten, steht dort: keine Zertifizierung und nicht „DSGVO-konform“ aus sich heraus. Ein Werkzeug hilft Ihnen, weniger personenbezogene Daten zu teilen und zu halten; die Compliance liegt bei Ihrer Organisation (was wir nicht behaupten). Für die vollständigen Antworten: Compliance-Paket lesen.