Software voor zwartlakken en gegevensbescherming: 7 vragen

“Onze IT-afdeling en onze functionaris gegevensbescherming moeten alles wat nieuw is goedkeuren.” Bij software voor zwartlakken is gegevensbescherming het eerste waar ze naar vragen, want het programma verwerkt precies de documenten die u wilt beschermen. Hier zijn zeven vragen om aan elk programma voor zwartlakken te stellen voordat u ja zegt. Bij elke vraag een kort antwoord voor Dress Docs en een link naar het volledige antwoord in ons compliancepakket. Het pakket is geschreven voor uw beoordeling; dit artikel is de plattegrond.

Software voor zwartlakken en gegevensbescherming: wat er op het spel staat

Onder de AVG moet de verwerkingsverantwoordelijke gegevensbescherming inbouwen in de verwerkingsmiddelen die hij kiest (art. 25 AVG). De richtsnoeren 4/2019 van het EDPB (Engelstalig) zeggen dat dit ook geldt op het moment dat u software, hardware en diensten aanschaft. Ze voegen eraan toe dat verwerkingsverantwoordelijken geen producenten of verwerkers moeten kiezen wier systemen die plicht niet ondersteunen. Verwerkt een leverancier namens u persoonsgegevens, dan vraagt artikel 28 een overeenkomst met die leverancier (art. 28 AVG; EDPB-richtsnoeren 07/2020, Engelstalig). Organisaties die onder NIS2 vallen, moeten bovendien de beveiliging van hun toeleveringsketen beheren, inclusief hun relaties met directe leveranciers (art. 21 NIS2-richtlijn).

De vragen hieronder maken van die plichten dingen die u kunt controleren.

Waar gaat het document naartoe?

Uploadt het programma het bestand, dan heeft de leverancier een kopie van precies de gegevens die u verwijdert. Dress Docs: uw document verlaat uw apparaat nooit. Openen, zwartlakken en exporteren gebeuren in de browser of de app; er wordt geen document, pagina of fragment geüpload. Volledig antwoord: Gegevensstroom · Is het veilig om documenten online te uploaden?

Wie verwerkt wat?

Het antwoord bepaalt of u een verwerkersovereenkomst nodig hebt, en voor welke gegevens. Dress Docs: documenten worden alleen op uw apparaat verwerkt, dus, in de woorden van het pakket, “wij verwerken geen documentinhoud namens u”. Voor accountgegevens bij betaalde abonnementen is Vzlaio digital LLC (VS) de verwerkingsverantwoordelijke. “Dit is onze lezing van de rollen onder de AVG, geen juridisch advies; uw functionaris gegevensbescherming beslist.” Volledig antwoord: Wij verwerken uw documenten niet

Wat komt er verder bij de leverancier terecht?

Vraag naar de volledige lijst van wat het programma verstuurt, naast het document. Dress Docs: paginatellingen zonder cookies naar onze eigen statistiekserver in Duitsland, serverlogs met gegevens zoals IP-adres, tijdstip, pagina, verwijzer en browser, en foutmeldingen naar Sentry in de Verenigde Staten met alleen technische gegevens, nooit documentinhoud. Bij betaalde abonnementen worden e-mailadres en abonnement in de Verenigde Staten bewaard, en Stripe verwerkt de betaling. Volledig antwoord: Telemetrie, zonder omwegen

Houdt het zwartlakken stand?

Een zwartlakking die eraf te halen is, is een datalek, geen zwartlakking. Dress Docs: elke geëxporteerde pagina is één platte afbeelding, dus niets onder een zwartlakking staat in het bestand; auteur, titel, producent, datums en de vingerafdruk van de PDF worden gewist. We hebben een zelfbeoordeling aan de hand van ISO/IEC 27038 gedaan; er is geen certificering. Volledig antwoord: Lakmethode · Wat ISO/IEC 27038 van een programma voor zwartlakken vraagt

Opgeslagen werk en verwijderen op het apparaat

Vraag wat er op de computer blijft, en hoe het weer verdwijnt. Dress Docs: documenten zijn standaard tijdelijk, en ID-kopieën altijd. Opslaan is een eigen keuze per document: opgeslagen in deze browser op dit apparaat en versleuteld met de wachtwoordzin van de gebruiker; “Alles op dit apparaat verwijderen” verwijdert uw opgeslagen werk en vernietigt de sleutel. Het laklogboek (Pro) wordt in de eigen bestanden van de gebruiker opgeslagen en bevat geen documentinhoud (het logboek van zwartlakkingen). Volledig antwoord: Opslag op het apparaat

Toegankelijkheid

Britse overheidsinstanties moeten met hun eigen websites en apps voldoen aan WCAG 2.2 AA, en de richtlijn van de Britse overheid vraagt hen toegankelijkheid mee te nemen in hun inkoop (gov.uk, Engelstalig). Dress Docs: gebouwd volgens WCAG 2.2 AA; er is nog geen formele evaluatie gepubliceerd. Met het abonnement Organisatie kunt u een conformiteitsrapport aanvragen. Volledig antwoord: Toegankelijkheidsverklaring

Facturen en licenties

Inkoop wil weten wie factureert en hoe licenties worden beheerd. Dress Docs: met Team beheert uw organisatie de licenties, met btw-facturen via Stripe, de merchant of record. Organisatie voegt ondersteuning bij het compliancepakket toe: overleggesprekken voor uw beoordeling en antwoorden op uw vragenlijsten. Volledig antwoord: Prijzen · Offerte aanvragen

Wat we niet beweren, staat er ook: geen certificering, en niet op zichzelf “AVG-conform”. Een programma helpt u minder persoonsgegevens te delen en te bewaren; naleving is de verantwoordelijkheid van uw organisatie (wat we niet beweren). Voor de volledige antwoorden: lees het compliancepakket.